Exemplarinformation
Fönstret Exemplarinformation kan öppnas från menyn Katalog och med kortkommando Ctrl + K. Det finns också en genväg på ikonraden.
Fönstret är också tillgängligt från t ex Expertsök (fliken Bestånd), Låntagarinformation (fliken Böcker hemma) och Mängd exemplar.
Om du öppnar Exemplarinformation från t ex Expertsök har du en exemplarpost med dig från föregående fönster.
Om du öppnar Exemplarinformation från menyn måste du först söka upp en exemplarpost. Det gör du genom att läsa eller skriva in etikettnumret i fältet Etikettnummer.
Exemplarinformation ger dig all tillgänglig information om det aktuella exemplaret ifråga.
Grupprutan Exemplar innehåller fält med information om titelnummer, titeluppgifter, etikettnummer, eventuell anmärkning, publikationsnummer, extern anmärkning, status, datum för status, antal utlån totalt och innevarande år, historik, inköpspris, leverantör samt knapp för gallring.
Titelnummer: Katalogpostens nr från fält 001 (BURK-nummer, Bib-ID från LIBRIS eller lokalt nummer)
Titelinformation från den katalogposten (inleds med hylla från katalogposten)
Publ. nr. Tidskriftsnummer/häfte
Extern anm. Visas i Arena och BOOK-IT PUB
Etikettnr. Om fler än en löpnummeretikett finns visas endast den ena här. Övriga löpnummeretiketter visas endast i fönstret Katalog|Etikettunderhåll
Anmärkning visas endast i personalgränssnittet
Status väljs från listan (se Ändra status på exemplar). Datum för när status angetts.
Om du kopplar en status till ett exemplar innebär det att det inte visas i Arena/BOOK-IT PUB och att det inte ingår i reservationshanteringen. Du har dock möjlighet att reservera exemplar med status genom att göra en exemplarreservation. Om du lägger status på ett exemplar som det har gått ut krav på så tas inte exemplaret med i nästa kravsteg.
När ett exemplar med status återlämnas, återställs det till sitt normaltillstånd och statusen nollställs, vilket innebär att exemplaret fångas in om det finns en reservation.
Om ett exemplar som har status På räkning lånas om så försvinner statusen. Dock visar exemplarhistoriken att exemplaret har varit på räkning och att det blivit omlånat.
Om du önskar gallra ett utlånat exemplar med avvikande status ska du markera kryssrutan Gallra hårt.
Genom att högerklicka i fälten Utl. tot: och Utl. i år får du fram information från statistiken där varje lån presenteras med utlånande resp. återlämnande enhet och cirkulationsställe samt återlämningsdatum. Omlånen saknar information om återlämning, och redovisar därför endast "--- "i kolumn för återlämnande enhet och cirkulationsställe.
Knappen Historik ger dig information om vad exemplaret haft för sig sedan det skapades. För exemplar som är skapade i äldre versioner av BOOK-IT än 9.0 finns historik enbart sedan uppgraderingen till 9.0. Du kan också ange om du bara vill ha exemplarhistorik från och med ett visst datum. Använd formatet ÅÅÅÅMMDD.
Följande händelser sparas i exemplarhistoriken:
Exemplar skapat ; Exemplar skapat i inköp ; Tillfälligt omlokaliserat ; Omlokaliserat ; Utlånad ; Återlämnat ; Återlämnad, på väg ; Återlämnad, på väg infångat ; Återlämnad, på väg-status borttagen ; Återlokaliserad ; Omlånad ; Infångad ; Infångad och aviserad ; Infångad reservation borttagen ; Övertidsvarning skickad ; ... - påminnelse skickad (kravsteg specificeras) ; Räkning skickad ; Status ändrad (manuellt)
Om man använder modulen Flytande bestånd loggas också händelserna Omlokaliserat flytande och Återlämnad (i flytgrupp).
Inköpspris följer med från beställningen och kan även läggas på manuellt här. Genereras på räkningar om inte schablonpris används.
Kryssrutan Nyutgiven markerar om exemplaret lokaliserats som Nyförvärv med tillägget nyutgiven vilket har betydelse för nyhetslistor i BOOK-IT och Arena.
Om du vill gallra ett exemplar ska du klicka på knappen Gallra i och sedan svara ja när du får frågan Exemplaret kommer att hårdgallras och eventuella skulder konverteras. Vill du fortsätta? När du gallrar det sista exemplaret på kontoorganisationen får du en fråga om du verkligen vill gallra det. Och när du gallrar det absolut sista exemplaret av en titel i hela systemet, får du frågan om du också vill ta bort katalogposten ur systemet. Beroende på hur du vill göra svarar du ja eller nej på den frågan.
Om du önskar gallra ett utlånat exemplar ska du markera kryssrutan Gallra hårt innan du klickar på Gallra
Gallringen sker omedelbart, utan att du behöver klicka på OK eller Spara. Det innebär att du i detta läge inte kan ångra gallringen.
Ägande och Boende
Grupprutan Ägande innehåller information om var exemplaret är lokaliserat, dvs. enhet, avdelning, och placering. Ev. publikationsnummer visas för tidskrifter. I fältet Datum lok visas första lokaliseringdatum, och i Datum omlok visas senaste datum då exemplaret omlokaliserades.
Fälten under rubriken Avvikande information kan innehålla hyllsignum, dvs. i de fall exemplaret tilldelats ett annat hyllsignum än det som finns i katalogposten. Listrutan Cirk.-kategori visar vilken ev. cirkulationskategori exemplaret tillhör. Ev. avvikande lånetid i dagar anges i fältet Lånetid. Om det blir konflikt mellan en ev. cirkulationskategoris lånetid, och avvikande lånetid knuten till exemplaret, är det den senare lånetiden som används. Både fälten och listrutan är ändringsbara.
Grupprutan Boende innehåller information om exemplaret är tillfälligt lokaliserat på någon annan enhet, avdelning eller placering. Ev. publikationsnummer visas för tidskrifter. Datum för när den tillfälliga lokalisering gjordes, och hur länge den ska gälla visas i fälten Giltig från och Giltig till.
Grupprutan Tillfälligt avvikande information kan innehålla avvikande hyllsignum, cirkulationskategori och lånetid om detta angavs då exemplaret lokaliserades tillfälligt. Fälten är inte ändringsbara, utan ev. ändringar görs i Lokalisera.
Om exemplaret har en tillfällig lokalisering kan du återlokalisera exemplaret till sin permanenta placering genom att klicka på knappen Återlokalisera.
Om modulen Flytande bestånd är aktiverad och du har sökt fram exemplarposten för ett exemplar som är flytande så visas grupprutan Flytande lokalisering istället för Boende som anger avdelning och placering för var det flytande exemplaret just nu är placerat. I fältet Placeringstyp visas aktuell placeringstyp. Datum för hur länge exemplaret ska flyta visas i fältet Giltig till.
Grupprutan Låntagare
Om exemplaret är utlånat visas här låntagarid, namn på låntagaren, datum då lånet gjordes, förfallodatum samt hur många gånger exemplaret lånats om under aktuell låneperiod. Förfallodatum inom parentes innebär att det är ett lån med öppen lånetid. Här visas även om krav skrivits/skickats ut och tidpunkt för detta. Observera att kravsteg Restkravlista inte visas här.
Du kan återlämna exemplaret genom att klicka på knappen med den gröna pilen. Du kan gå till låntagarens konto om du klickar på knappen med den orangea figuren till höger om låntagarid.
Om exemplaret inte är utlånat visas information om när det senast återlämnades och var.
Om exemplaret är infångat till reservant visas information om var det ska hämtas, och namnet på den som reserverat.
Om du inte har öppnat exemplarfönstret från Katalogmenyn, utan från antingen Expertsök, Sök låntagare eller Mängd exemplar, och har markerat flera olika exemplar så kan du bläddra mellan valda exemplar med hjälp av framåt- och bakåtpilarna. Här ges också information om vilket exemplar i ordningen av totala antalet markerade som visas (t.ex. 3/9 betyder att du ser information för det tredje exemplaret av totalt nio markerade).
Ändra status på exemplar
Du kan ändra status för exemplar i fönstret Exemplarinformation. Gör så här för att komma dit:
1. Välj Katalog i huvudmenyn
2. Välj Exemplarinformation
eller
1. Klicka på knappen Exemplarinformation i Expertsök.
eller
1. Använd kortkommandot Ctrl + K.
Om du öppnar Exemplarinformation från Expertsök har du en exemplarpost med dig från föregående fönster. Då räcker det att du ställer markören i listrutan Status och där väljer den status som ska gälla i fortsättningen.
Om du öppnar Exemplarinformation från menyn eller med hjälp av kortkommando måste du först söka upp en exemplarpost. Det gör du genom att läsa eller skriva in etiketten på exemplaret i fältet Etikettnr. När systemet hämtat fram den aktuella exemplarposten ställer du markören i listrutan Status och väljer den status som ska gälla i fortsättningen.
Klicka på Spara när du är klar om du vill behålla fönstret Exemplarinformation öppet. Klicka på OK när du är klar för att spara statusändringen och stänga fönstret.
Om du klickar på Spara och därmed behåller fönstret öppet kan du ändra statusen på flera exemplar genom att läsa in en ny etikett i fältet Etikettnr.