Orderregler (leverantörsrelationer)
Lägga till orderregler
Ändra orderregler
Ta bort orderregler
Tips
I detta grunddatafönster presenteras de så kallade leverantörsrelationer som är registrerade i systemet, dvs. kopplingar mellan dina leverantörer och ditt bibliotek. Orderregler måste finnas för att du ska kunna skapa order i inköpsmodulen och i förekommande fall i periodikamodulen (tilläggsmoduler) samt för att systemet ska kunna ta emot en order från en nätbokhandel.
Här kan du lägga till och ändra villkoren för beställningar som behövs vid ditt/dina bibliotek.
Lägga till orderregel
Gör så här för att lägga till en orderregel:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Förvärv | Orderregler
3. Klicka på Lägg till...
4. Välj eventuell leverantör. Leverantören hämtas från grunddatafönstret Leverantörer. Uppgiften är inte obligatorisk.
5. Välj eventuell inställning för någon av variablerna enhet eller avdelning. OBS! Anslag är valbart men fungerar bara när du skickar en order från systemet, till exempel via LINK. Ett val av någon av dem utesluter val av en annan. Uppgiften är inte obligatorisk. Om du väljer enhet så syns inte exspektansen när ordern kommer in i BOOK-IT, men du kan ändra till avdelning och placering i efterhand och då syns också expektansen. Om du väljer avdelning är det standardanslaget för den avdelningen som belastats när ordern kommer in.
6. Ange ett kundnummer som ska knytas till de beställningar din orderregel ligger till grund för. Uppgiften är obligatorisk för order via LINK till BTJ och beställningar med ordertypen Online.
7. Välj leveransadress, fakturaadress och kontaktperson (se till att användaren har en e-postadress) för de aktuella beställningarna. Om lämpliga adresser eller utpekad kontaktperson ännu inte registrerats i systemet måste det först göras under Adresser respektive Användare. Klicka på tilläggsknappen (knappen med tre prickar...) för att nå dessa fönster. Uppgifterna om adress och kontaktperson är obligatoriska.
8. Ange eventuellt en kommentar till den orderregel du skapat.
9. Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK.
Ändra orderregel
Gör så här för att ändra orderregel:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Förvärv | Orderregler
3. Markera aktuell rad
4. Klicka på Ändra...
5. Gör din/a ändring/ar. Om du vill ersätta en inställning för enhet, avdelning eller anslag med en annan inom samma grupp måste du först välja alternativet Inget val gjort för den du önskar ersätta.
6. Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK.
Ta bort orderregel
Gör så här för att ta bort orderregel:
1. Välj Administration i huvudmenyn
2. Välj Grunddata | Förvärv | Orderregler
3. Markera aktuell rad
4. Klicka på Ta bort
5. Klicka på Spara eller OK.
Tips
Orderreglerna måste omfatta alla avdelningar som du kommer att göra avvikelser på hos de olika medieleverantörerna. Om du lägger orderregler på enhetsnivå (till exempel: bab) så omfattar det alla avdelningar (till exempel: babv, babb, babf, babm) som är knutna till den enheten. Observera! Om orderregeln för inloggat kundnummer är registrerad på enhetsnivå och du inte gör en avvikelse till avdelning, går det inte att reservera den beställda titeln varken i Expertsök eller Axiell Arena/BOOK-IT PUB.
Om du har många beställningar till babv och babb bör dessa ha varsitt kundnummer, om du har lite färre till babf och babm kan dessa dela på ett kundnummer (för att slippa en massa olika inloggningar hos AdLibris/Bokus/FörlagEtt) som är knutet till enheten bab. Ett alternativ är att lägga till en rad, per leverantör, som inte är knuten till någon enhet eller avdelning, med eller utan kundnummer. Det vill säga Inget val gjort, fram till kundnummer och listrutorna Leveransadress, Fakturaadress och Kontaktperson (se till att användaren har en e-postadress). Dessa tre fält är obligatoriska, och måste fyllas i för att du ska kunna spara. Denna rad innebär att du kan göra avvikelser på alla avdelningar som finns i BOOK-IT och systemet fångar upp beställningarna. Du får helt enkelt fundera över vilket som blir mest praktiskt utifrån hur vem som beställer medier och hur din biblioteksorganisation ser ut.
Om en leverantörsrelation eller ett kundnummer saknas i systemet kan följande felmeddelanden från BOOK-IT synas på medieleverantörens webbplats: "Hittade inte leverantörsrelationen" eller ”Kundnummer saknas”.
Läs mer om alla inställningar som är nödvändiga för att starta en integration med en medieleverantör, i funktionsbeskrivningen Förvärv | Orderbekräftelse.