Funktionsbeskrivning:
Förvärv | Orderbekräftelse

Övergripande beskrivning

När du beställer medier från vissa leverantörers webbplatser kan du få beställningsposter skickade direkt till inköpsmodulen, fönstret Förvärv | Inköp | Beställning. Beställningsposten kan innehålla uppgifter om titelnummer, ISBN, författare, titel, signum, katalogpostleverantör (BURK eller Libris), antal beställda exemplar och var de ska placeras, pris samt leveransdatum. Om det inte redan finns en katalogpost i databasen som innehåller inskickat ISBN eller titelnummer för de beställda titlarna, så skapas det alltid en tillfällig katalogpost (lpi-post) i BOOK-IT. Läs mer om detta i Inköp | Beställning och Checklista, tillfälliga katalogposter.

För närvarande har vi integration med medieleverantörerna AdLibris, Bokus, BTJ (Media Direkt och Digitala Häftet) samt FörlagEtt.

När du beställer via AdLibris visas texten Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT. Genom att klicka på knappenSkicka sänder du beställningsposten till fönstret Förvärv | Inköp | Beställning.

När du beställer via Bokus visas texten BookIT-användare? Överför kundordern till ditt lokala BookIT-system: Genom att klicka på knappen Överför kundorder sänder du beställningsposten från Bokus till fönstret Förvärv | Inköp | Beställning.

När du beställer via BTJ Media Direkt och Digitala Häftet skickas beställningsposten automatiskt till fönstret Förvärv | Inköp | Beställning. Om du även vill ha katalogposten markerar du kryssrutan BP (Bibliografisk post) i vyn över kundvagnen.

När du beställer via FörlagEtt visas texten Klicka här för att lägga in din order i BOOK-IT. Därefter kommer du till en sida som säger såhär: "Lägg in din beställning i Axiell BOOK-IT. Innan du skickar in din beställning i Axiell BOOK-IT har du chansen att ange en anmärkningsrad för varje titel." Genom att klicka på knappen Skicka sänder du beställningsposten från FörlagEtt till ditt inköp.

Påverkan på befintliga rutiner

Beställningsposten kan innehålla uppgifter om titelnummer, ISBN, författare, titel, signum, katalogpostleverantör (BURK eller Libris), beställande enhet/avdelning, standardplacering (om orderreglerna är satta på avdelning), eventuellt standardanslag (om orderreglerna är satta på avdelning), pris, antal samt leveransdatum. Din inloggning hos respektive leverantör är kopplad till ett kundnummer, som i sin tur är kopplad till uppgifter om avdelning/placering/anslag i fönstret Orderregler, se nedan under Förberedelser.

När beställningsposten kommer in i BOOK-IT syns exspektansen direkt i Expertsök (B) och Arena/BOOK-IT PUB.

Läs om olika scenarior för skapandet av tillfälliga katalogposter, för såväl bibliotek med BURK-som LIBRIS-poster i  Inköp | Beställning och Checklista, tillfälliga katalogposter.

Förberedelser

Kontakta AdLibris/BTJ/Bokus/FörlagEtt för att få kundnummer, användarnamn och lösenord och för att meddela dem namnet på er webb-server samt eventuellt schema om biblioteket finns på Axiells hotell eller delar server med andra kommuner. Om ditt bibliotek finns på Axiells hotell, kontakta Axiells Support för att få dessa uppgifter.
Uppgifterna kan se ut såhär: bibliotek.almtuna.se, schema bookit7.

Administration | Grunddata | Förvärv | Leverantörer
Lägg upp AdLibris som leverantör. Kortnamnet ska vara AdLibris, det vill säga med versalt A och L.

Lägg upp BTJ som leverantör. Kortnamnet ska vara BTJ-MD.

Lägg upp Bokus som leverantör. Kortnamnet ska vara Bokus.

Lägg upp FörlagEtt som leverantör. Kortnamnet ska vara ForlagEtt, det vill säga med versalt F och E.

I listrutan Ordertyp anger du Online.
I listrutan Typ anger du om leverantören ska visas i Inköp, Periodika eller bägge modulerna.

Administration | Grunddata | Förvärv | Orderregler
I fönstret Orderregler registrerar du leverantörsrelationer mellan dina aktuella leverantörer och ditt bibliotek. Din inloggning hos respektive leverantör är kopplad till ett visst kundnummer, som ska anges Orderregler. Ett kundnummer till en leverantör ska bara förekomma en gång i fönstret Orderregler.

Grundregeln är att kundnumrets koppling till enhet eller avdelning (med eventuellt standardanslag) styr var beställningen ska hamna i BOOK-IT. Om du gör en avvikelse till en annan avdelning än den som är kopplad till inloggat kundnummer, så går beställningen in under förutsättning att orderreglerna omfattas av denna avdelning.

Du kan inte koppla kundnumret till ett särskilt anslag i fönstret Orderregler, men om du lägger orderreglerna på avdelningsnivå kommer respektive anslag att belastas om avdelningarna är kopplade till standardanslag i BOOK-IT. Läs mer under Avdelningar.

Varje kundnummer till AdLibris/Bokus (förmodligen också FörlagEtt) är knuten till en specifik inloggning på deras webbplatser. Hos Btj kan du använda samma inloggning för att komma åt flera kundnummer, och varje kundnummer måste vara knuten till en specifik enhet eller avdelning i BOOK-IT:s orderregler.

Orderreglerna måste omfatta alla avdelningar som du kommer att göra avvikelser på hos de olika medieleverantörerna. Om du lägger orderregler på enhetsnivå (till exempel: bab) så omfattar det alla avdelningar (till exempel: babv, babb, babf, babm) som är knutna till den enheten. Observera! Om orderregeln för inloggat kundnummer är registrerad på enhetsnivå och du inte gör en avvikelse till avdelning, går det inte att reservera den beställda titeln varken i Expertsök eller Axiell Arena/BOOK-IT PUB.

Om du har många beställningar till babv och babb bör dessa ha varsitt kundnummer, om du har lite färre till babf och babm kan dessa dela på ett kundnummer (för att slippa en massa olika inloggningar hos AdLibris/Bokus/FörlagEtt) som är knutet till enheten bab. Ett alternativ är att lägga till en rad, per leverantör, som inte är knuten till någon enhet eller avdelning, med eller utan kundnummer. Den innebär att du kan fånga upp och göra avvikelser på alla avdelningar du har i BOOK-IT. Du får helt enkelt fundera över vilket som blir mest praktiskt utifrån hur ni arbetar och hur din biblioteksorganisation ser ut.

Avvikelser

När man beställer titlar från AdLibris, Btj:s handelsplats, Bokus och FörlagEtt kan man nu ange avvikelser till exempel avdelning, placering, cirkulationskategori och anslag per beställd titel.

Nedanstående informationen kan kompletteras på webbplatsen och komma med i orderbekräftelser (beställningsposterna) till BOOK-IT med följande information:

• Avdelningskod (ange exakt såsom den är angiven i BOOK-IT, oftast fyra bokstäver i gemener)

• Placeringskod (ange koden för placering, till exempel 01 för "öppen hylla")

• Cirkulationskategori (ange exakt, med gemener och versaler, hur cirkulatationskategorin är registrerad i din databas)

• Anslag (ange exakt, med gemener och versaler, hur anslaget är registrerat i din databas)

• Avvikande hyllsignum

• Avvikande lånetid

Om du vid beställningen anger en specifik cirkulationskategori eller placering ska denna användas även om beställningen hamnar på kontoorganisations- eller enhetsnivå. Beställningen kan ju hamna på konto- eller enhetsnivå, enligt orderreglerna, om man inte lägger en specifik avdelning vid beställningstillfället.

Om något värde är felaktigt när orderbekräftelsen läses in i BOOK-IT så kommer beställningen läggas in enligt nedan och ett mejl skickas till inköpsansvarig med information om felaktigheter.

I de fall man har angivit en avdelning som inte finns i BOOK-IT kommer systemet att försöka hitta en organisation via aktuellt kundnummer i Grunddata | Förvärv | Orderregler.

• Om man angivit en placeringskod som inte finns så kommer standardplacering för beställningens avdelning att hämtas. Om denna saknas så sätts ingen placering.

• Om man angivit en anslagskod som inte finns så kommer standardanslag för beställningens avdelning att hämtas. Om beställningen ska hamna på avdelningsnivå kommer anslag att sättas enligt följande prioriteringsordning:

1. Om man angett ett specifikt anslag på beställningen ska detta sättas. Om man angett ett felaktigt anslag ska man gå vidare ner i prioritetsordningen.

2. Sätt standardanslag från avdelningsnivå.

3. Sätt standardanslag från enhetsnivå.

4. Sätt standardanslag från kontoorganisationsnivå.

• Om standardanslag på avdelning saknas hämtas detta i Grunddata | Allmänt | Organisationsstrukturer. Om detta saknas så sätts inget anslag.

• Om man angivit en cirkulationskategori som inte finns så sätts ingen cirkulationskategori på beställningen.

Tips och goda råd

Hur du kan arbeta med tillfälliga katalogposter (lpi-poster), kan du läsa om i Checklista, tillfälliga katalogposter.

Om du väljer att beställa flera exemplar av samma titel via ett kundnummer som är knutet till en viss enhet i orderreglerna, men vill placera dem på en annan enhet/avdelning/placering kan du göra på två olika sätt.

1. Öppna fönstret Inköp | Beställning, sök fram aktuell beställning och gå till fliken Beställning. I det undre delfönstret Beställningsinformation: markera aktuell beställning och ändra antalet till så många som ska till samma enhet/avdelning/placering, klicka på Uppdatera. Klicka på Lägg till och lägg till en beställning på det antal som ska till samma enhet/avdelning/placering. Klicka sedan på Skapa order och välj: Verkställ order, skickas ej till leverantören.

2. Vid ankomstregistreringen i fönstret Inköp | Ankomstregistrering, ankomstregistreras alla exemplar du har beställt. När du lokaliserar dem väljer du den enhet/avdelning/placering där respektive exemplar ska placeras. Detta förutsätter förstås att användaren har behörighet till de aktuella enheterna och anslagen.