Orderhantering
När du har lagt in en beställning via LINK eller något du beställt från bokhandeln och vill skapa och verkställa din order använder du rutinen Inköp | Orderhantering. Gör så här för att komma dit:
1. Välj Förvärv i huvudmenyn
2. Välj Inköp
3. Välj Orderhantering...
eller
1. Klicka på ikonen för Inköp | Orderhantering i verktygsfältet.
Fönstret består av tre flikar: Planerade order, Skapade order och Förhandsgranska.
Skapa order
Börja med att söka fram din beställning i fliken Planerade order. Du väljer kontoorganisation, avdelning eller enhet som du ska ankomstregistrera för i den översta listrutan. Du har endast möjlighet att skapa order för den nivå i organisationen som du är behörig till enligt dina orderrättigheter. Bekräfta varje val genom att klicka på Lägg till. Du kan ångra ett val genom att markera önskad rad i visningsfältet och sedan klicka på Ta bort. Klicka på Sök för att utföra sökning.
Resultatet från din sökning visas i två fält i den högra delen av fliken. Det övre fältet visar beställningar som har utgått från listor, och det undre fältet visar beställningar som importerats från Expertsök eller lagts till manuellt i inköpsmodulen. Beställningar från listor presenteras med listnummer samt leverantör, och de övriga med leverantör, författare och titel.
Klicka på den beställning du vill skapa order för och sedan på Välj/Välj bort. Beställningen får därmed en markering i spalten Välj. Du kan ångra genom att markera samma rad och klicka på Välj/Välj bort igen. Markeringen tas därmed bort. Du kan markera flera beställningar på samma gång genom att trycka på ctrl-tangenten och klicka på varje rad, alternativt trycka på shift-tangenten och markera den första och sista raden. Klicka på Välj/Välj bort innan du slutligen väljer Skapa order. Order skapas nu för de beställningar som har en markering i spalten Välj.
Verkställa order
För att verkställa order öppnar du fliken Skapade order. Du börjar med att söka fram skapade order. Du väljer nivå i organisationen som du vill söka fram skapade order för i den översta listrutan. Bekräfta varje val genom att klicka på Lägg till. Du kan ångra ett val genom att markera önskad rad i visningsfältet och sedan klicka på Ta bort. Klicka på Sök för att utföra sökning.
Resultatet från din sökning visas i den högra delen av fliken. Varje order presenteras med ordernummer, uppgift om leverantör, kontaktperson samt kundnummer. Kontaktperson och kundnummer hämtas från Grunddata | Förvärv | Orderregler.
Innan du verkställer ordern har du möjlighet att kontrollera den genom att markera önskad rad och sedan välja fliken Förhandsgranska. Här får du en samlad bild av hela ordern med uppgift om ordernummer, leverantör, kontaktperson, kundnummer, leverans- resp. fakturaadress, artikelnummer, författare, titel, ISBN/ISSN, antal beställda, ordertyp, samt totalsumma för ordern. Du kan bläddra mellan orderposterna genom att klicka på Föregående eller Nästa.
Du kan skriva ut fliken förhandsgranska genom att klicka på Arkiv | Skriv ut, skrivarikonen eller genom kortkommandot CTRL+P.
Här har du möjlighet att ta bort enstaka titlar genom att markera önskad rad och sedan klicka på Ta bort. Ordern för just denna titel annulleras, och beställningen återfår statusen planerad. Du tar slutgiltigt bort beställningen i fliken Beställning i fönstret Inköp | Beställning.
Knappen Stryk order använder du om du vill ångra en skapad order. Markera önskad rad och klicka på Stryk order. Ordern annulleras, och beställningen återfår statusen planerad. Du tar slutgiltigt bort beställningen i fliken Beställning i fönstret Inköp | Beställning.
I detta läge, när ordern är skapad men ännu inte verkställd, kan du fortfarande att ändra antal på dina beställda exemplar. Sök upp önskad titel i fliken Sök under Förvärv | Inköp | Beställning, gå in i fliken Beställning, markera aktuell beställningsrad, ändra antal och klicka på Ändra. Klicka därefter på Spara eller OK för att spara och stänga fönstret. Din ändring slår direkt igenom, vilket du kan kontrollera i fliken Förhandsgranska. Du behöver alltså inte "skapa om" din ändrade order.
För att välja en order markerar du önskad rad och klickar på Välj/Välj bort. Ordern får därmed en markering i spalten Välj. Du kan ångra genom att markera samma rad och klicka på Välj/Välj bort igen. Markeringen tas därmed bort. Du kan markera flera order på samma gång genom att trycka på ctrl-tangenten och klicka på varje rad, alternativt trycka på shift-tangenten och markera den första och sista raden. Klicka därefter på Verkställ. Nu verkställs de order som har en markering i spalten Välj.
Order via e-post skickas direkt. En bekräftelse skickas till e-postadressen för den användare som var inloggad vid ordertillfället. Order via LINK läggs i en exportfil som skickas till BTJ vid 21-tiden. (Se vidare Exportfiler). Order som ska skrivas ut på skrivare presenteras på din dator i programmet Acrobat Reader, varifrån du skriver ut dem.
Felmeddelandet "Hittar inte leverantörsinformationen" presenteras i de fall du försöker verkställa en beställning, som av någon anledning saknar leverantörsrelation. Det innebär att den avdelning, enhet, eller det anslag du vill belasta, inte täcks av informationen som lagts upp i fönstret Orderregler.
Om ditt bibliotek prenumererar på bibliografisk service från BTJ kommer posterna att levereras under natten. Nästa dag syns därmed exspektansen i Expertsök (fliken Bestånd summering), BOOK-IT PUB och Axiell Arena.