Funktionsbeskrivning: Funktioner för skola

Övergripande beskrivning

I denna beskrivning tar vi upp några olika funktioner som är särskilt anpassade för skolan.

Du kan ange en begränsning, per roll, som innebär att det bara går att låna ut, återlämna, gallra och lokalisera bestånd som tillhör den enhet användaren är inloggad på. Menyvalet Byt cirkulationsställe tillåter inte byte av enhet/enhetsgrupp.

Du kan koppla en låntagare till en enhet/skola och klass via särskilda listrutor och sedan kan du söka fram alla elever i en särskild skola och klass i fönstrena Sök låntagare, Mängd låntagare och Rapporter. Observera att de nya fälten för att ange skola och klass (istället för som tidigare i låntagarkategorier och låntagargrupper) inte är implementerat i FreeLib. 

Skola och klass syns även i påminnelser, reservationskvitton och på reservationslapp, under förutsättning att du har angivit det i fönstret Meddelandemallar. 

 

Funktioner

I fönstret Administration | Roller anger du om aktuell roll ska ha en särskild begränsning som innebär att BOOK-IT-användare med denna roll bara kan hantera eget bestånd, eller i förekommande fall, enhetsgruppens bestånd. 

I grunddatafönstret Administration | Grunddata | Allmänt | Klasser anger du vilka klasser som är relevanta per kontoorganisation och därefter kopplar du respektive klass till aktuella skolor. 

I fönstret Arkiv | Rapporter och rapporten Cirkulation - Pågående lån kan du söka fram och skriva ut rapporten bland annat utifrån Enhet/skola och klass.

 

I fönstret Administration | Grunddata | Cirkulation | Meddelandemallar anger du om du vill att enhet/skola och klass ska synas på vissa kvitton och utskrifter. 

I fönstret Cirkulation | Mängd låntagare kan du söka fram alla elever i en särskild skola och klass och eventuellt uppdatera dem i mängd till nästa årskurs. Ett annat sätt att uppdatera uppgifter om lärare och elever är att importera ett externt elevregister till BOOK-IT via tilläggsmodulen Import låntagare, läs mer i funktionsbeskrivningen Import låntagare.

Förberedelser

I fönstret Administration | Roller är kryssrutan Tillåtet att ändra andra enheter/grupper markerad och ska avmarkeras om den aktuella rollen ska ha en särskild begränsning som innebär att BOOK-IT-användare med denna roll bara kan hantera eget bestånd, eller i förekommande fall, enhetsgruppens bestånd. Denna begränsning lämpar sig främst för skolbibliotek där reservationssamarbete inte finns. Detta innebär att det går att låna ut, återlämna, gallra och lokalisera bestånd som tillhör den enhet användaren är inloggad på. Menyvalet Byt cirkulationsställe tillåter inte byte av enhet/enhetsgrupp.

Gå till fönstret Administration | Grunddata | Allmänt | Klasser. Här lägger du till alla aktuella klasser per kontoorganisation genom att klicka på Lägg till i grupprutan Klasser. Du anger till exempel bara klass 1A en gång och kopplar sedan denna klass till alla skolor där 1A finns. När du har angett alla aktuella klasser kopplar du dessa till respektive skola. Det innebär att du bara kan filtrera på rätt klasser per skola i olika listrutor till exempel när du vill söka fram alla elever i en särskild skola och klass i fönstrena Sök låntagare, Arkiv | Rapporter och/eller i Mängd låntagare.

För att koppla klasser till en skola markerar du den aktuella skolan/enheten i grupprutan Enhet och markerar sedan aktuell klass i grupprutan Klasser, som innehåller alla klasser som är registrerade i aktuell kontoorganisation, och klickar därefter på knappen < för att verkställa kopplingen. Du kan också dubbelklicka på klassen. Grupprutan Klasser per enhet visar de klasser som är kopplade till den aktuella skolan. Klasserna är unika per kontoorganisation i systemet.
Om du önskar bryta en koppling mellan en skola och klass, markera den aktuella skolan och klassen i grupprutan Klasser per enhet och klicka sedan på knappen > för att verkställa bortkopplingen. Du kan också dubbelklicka på klassen.

För att koppla elever/lärare till en skola och klass söker du upp deras befintliga låntagarkonto i Sök låntagare, och anger detta i fliken Allmänt. För nya elever/lärare anger du skola och klass i fönstret Skapa låntagare. Du kan också få in uppgifterna med hjälp av modulen Import låntagare.

 

I fönstret Administration | Grunddata | Cirkulation | Meddelandemallar markerar du i grupprutan Typ för påminnelser, reservationskvitto och-lapp om du vill att enhet/skola och klass ska synas på dessa utskrifter. Markera aktuell rad och klicka på Ändra, så aktiveras markeringen.

Tips och goda råd

Om skolbiblioteket använder BOOK-IT, och inte FreeLib, rekommenderar vi att börja använda de nya funktionerna för skola och klass, för att återigen bara använda låntagarkategorier till det som de är ämnade för: att kunna göra avvikelser i olika parameterinställningar.