Sortering
Enkla automater
Sorteringsverk
Fjärrlån och reserverat material
I detta grunddatafönster presenteras de sorteringsregler för självbetjäningsmaskiner som finns upplagda i systemet. Sorteringsreglerna är det som avgör hur återlämnat material tas omhand av automaten eller sorteringsverket.
Du har möjlighet att skapa regler för alla nivåer i organisationen - kontoorganisationsnivå, enhetsnivå samt cirkulationsställe. Vi rekommenderar dock att man aldrig lägger regler på kontoorganisationsnivå utan allra helst på nivån cirkulationsställe (=per automat). Detta innebär att du kan skapa olika regler för alla återlämningsautomater i systemet. En förutsättning för detta är att det för varje återlämningsautomat finns ett eget cirkulationsställe.
Har man behov av ett enda och gemensamt regelverk för en viss enhet kan man sätta regelverket på enhetsnivå. Exempel: en enhet har två automater som används för återlämning och de ska sortera ut material enligt samma regler.
Enkla automater
För enkla automater med utlån- och återlämningsfunktionalitet (t ex TOR Rf1) har man behov att sortera i två "fack". Det vanligaste är att man använder facknummer 1 för allt som ska sorteras ut, t ex reserverat, fjärrlånat, tillhör annan enhet och facknummer 2 för allt som ska sättas tillbaka på de ordinarie hyllorna.
Exempel på regler för enkla automater:
Detta betyder:
Allt material som återlämnas och som tillhör en av de fyra avdelningarna på Stadsbiblioteket ska ställas på en viss vagn. Allt material som är reserverat, fjärrlånat eller tillhör en annan enhet/avdelning blir låntagaren uppmanad att ställa på en annan vagn alternativt lägga i reservationslåda om sådan finns.
Sorteringsverk
För sorteringsverk anger man de olika fack som de återlämnade medierna ska sorteras in i.
Du har möjlighet att skapa regler för alla nivåer i organisationen - kontoorganisationsnivå, enhetsnivå samt cirkulationsställe. Vi rekommenderar dock att man aldrig lägger regler på kontoorganisationsnivå utan allra helst på nivån cirkulationsställe (=per automat).
Har man bara behov av ett enda och gemensamt regelverk för en viss enhet går det bra att sätta regelverket på enhetsnivå. Exempel: ett sorteringsverk med två återlämingsfack.
Du kan ange regler utifrån uppgifter om avdelning, placering, hylla, huvuduppslag, samt om det gäller fjärrlånade eller reserverade exemplar samt exemplar som är reserverade på annat avhämtningsställe (kolumnen AH).
Exempel på regler för sorteringsverk:
Detta betyder t ex att sorteringsverket som som står på enhet Stadsbiblioteket (nap) sorterar
• allt material som tillhör Stadsbibliotekets barnavdelning och har placeringen Bilderbok i fack 4
• allt material som tillhör Stadsbibliotekets barnavdelning och har placering Börja läsa eller Äppehylla i fack 5
• all skönlitteratur på svenska som tillhör Stadsbibliotekets barnavdelning i fack 11
• allt reserverat och fjärrlånat material till fack 1
• allt reserverat material med annat avhämtningsställe än Stadsbiblioteket i fack 2
• allt material som tillhör andra enheter och avdelningar i fack 3
Lägga till regler för sortering
1. Välj nivå i listrutan ovanför Återlämningsställe (oftast en specifik automat = cirkulationsställe eller enhet)
2. Klicka på Lägg till
3. Välj organisation (oftast en specifik automat = cirkulationsställe eller enhet)
som regeln ska gälla för
4. Välj avdelning i listrutan under Avdelning, alternativt trunkera med * för att ange en regel som gäller alla avdelningar
5. Välj placering, alternativt trunkera med * för att ange en regel som gäller alla placeringar. (Du kan inte ange placering innan du har angivit avdelning)
6. Ange hyllsignum, alternativt trunkera med * för att ange en regel som gäller alla hyllsignum. Du kan även trunkera ett specifikt hyllsignum, t ex P*.
7. Ange huvuduppslag, t ex A, för att ange en regel som gäller alla huvuduppslag som börjar på A. (Huvuduppslag= författare eller titel om författare saknas). Alternativt trunkera med * för att ange en regel som gäller alla huvuduppslag.
8. Ange fackets nummer
9. Klicka på Lägg till
10. Klicka på Spara eller OK
Tips!
Om du vill att alla medier som tillhör annan enhet ska sorteras i ett gemensamt fack kan du ange en stjärnrad som för fack 3 i exemplet ovan. Det betyder att allt material som inte tillhör någon av de specificerade enheterna/avdelningarna/placeringarna/hyllorna hamnar i detta fack.
Du kan också styra så att återämnat material som tillhör andra enheter hamnar i särskilda fack för varje enhet.
Exempel:
Krokeks material som återlämnas på enhet nap hamnar i fack 20, Navestads i fack 21.
Fjärrlånat och reserverat material
Gör så här för att ange vilket fack som ska användas för fjärrlån:
1. Välj nivå i listrutan ovanför Återlämningsställe.
2. Välj nivå i listrutan under Återlämningsställe.
3. Ange fackets nummer under rubriken F.
4. Klicka på Lägg till
5. Klicka på Spara eller OK
Gör så här för att ange vilket fack som ska användas för reservationer:
1. Välj nivå i listrutan ovanför Återlämningsställe.
2. Välj nivå i listrutan under Återlämningsställe.
3. Ange fackets nummer under rubriken Res.
4. Klicka på Lägg till
5. Klicka på Spara eller OK
Reserverade medier som återlämnas i återlämningsautomat blir automatiskt infångade. Om du inte vill att de ska betraktas som klara för avhämtning och utskick av reservationsmeddelande kan du gå till Grunddata|Cirkulation|Cirkulationsställen och där ange att automatens cirkulationsställe inte ska vara "klart för reservationsmeddelande".
Reservationer med annat hämtställe
Du kan också styra så att reserverat material som ska hämtas på annat hämtställe än där automaten står sorteras ut till ett särskilt fack. Använd då kryssrutan Annat hämtställe och ange fackets nummer.
Ett annat alternativ är att sortera ut reserverat material som ska hämtas på annat hämtställe till samma fack som material som hämtstället äger sorteras i. Använd då kryssrutan Annat hämtställe, välj enhet i listrutan Hämtställe och ange fackets nummer.
Om man har satt upp en sorteringregel med en speciell enhet ex. Lingonboda som Hämtställe så styr den över den generella regeln för annat hämtställe.
AH regeln fungerar för alla andra hämtställen förutom Lingonboda.