Katalogisera, via mallar

Detta avsnitt behandlar fönstret Katalogisera, via mallar. Klicka här för att läsa introduktionsavsnittet till katalogisering.

Om din installation av BOOK-IT använder MARC21 som katalogpostformat klicka här

Övergripande information

Fönstret Katalogisera, via mallar består av tre flikar. Fliken Katalogisering kan ses som huvudsaken och ger utrymme för den eller de mallar du tilldelats - med de fält, indikatorer och delfält som administratören gjort dig behörig till. Val av mall görs i den vänstra delen av fönstret.

Administratören av katalogiseringsmallar kan för olika ändamål ha skapat olika grupper eller typer av mallar. Alla malltyper visas för alla användare, men bara de enskilda mallar som berör dig är synliga/valbara.

Syftet med mallarna är att underlätta katalogiseringsarbetet, mallarna kan innehålla standardvärden av olika slag, förslag på fält som passar den typ av post som ska skapas och/eller förinställda obligatoriska fält. Mallarna kan också ge dig innehåll i fälten som t ex ämnesord, klassifikationssignaturer och så vidare.  

I formathandboken hittar du alla de fält, delfält och indikatorer som finns tillgängliga utöver de som är förvalda i din aktuella mall. 

Översta delen av fliken Katalogisering innehåller sex rullgardinslistor med hjälp av vilka du kan ställa in lämpliga värden för objektkod, publikationstyp, litterär kategori, åldersgrupp, huvudspråk och utgivningsland om du inte använder en mall som inte redan har dessa värden förinställda.

Innehållet i kolumnerna Beskrivning och Fält i mallen kan inte ändras. Men om du dubbelklickar på någon av de föreslagna indikatorerna som kan anta alternativa värden kan du enkelt ersätta förslaget med annan indikator som passar bättre för den aktuella posten. Alternativt kan du också skriva in önskad indikator.

Innehållet i kolumnen Delfält får ändras fritt, så länge du inte försöker avvika från baskraven för katalogposter i systemet respektive de grundregler som administratören satt upp. Du börjar med att dubbelklicka i den aktuella cellen. Du kan också cellen och sedan trycka på mellanslagstangenten för att göra fältet skrivbart.

Tänk på att mallen med sina standardvärden normalt bara innehåller en begränsad mängd fält och delfält. Om du behöver använda andra (tillåtna men ej förvalda), lägger du till en ny rad genom att någonstans i mallen högerklicka och välja alternativet Infoga rad. Samma effekt får du om du trycker på Insert eller motsvarande på tangentbordet. Val av enskilt fält görs i någon av kolumnerna Fält eller Beskrivning. Sortering för båda listrutorna sker på Fält. Om du inte hittar det fält du letar efter beror det på att administratören av mallar gjort det otillgängligt i den mall du använder. Prova en annan mall eller be mallskaparen om komplettering av din mall.

Vill du lägga till icke förvalt delfält skriver du in det på rätt plats i strukturen, efter delfältsavskiljaren $, till exempel $b.

Du kan ange de önskade fälten i vilken ordning du vill. När du lagrar posten sker en automatisk och nummerordnad sortering av postens innehåll. Dock måste du ange delfälten i den ordning du önskar innehållet i dem presenterat.

Om du vill ta bort ett fält högerklickar du på den aktuella raden och väljer alternativet Ta bort rad. Samma effekt får du om du markerar raden och sedan trycker på Delete eller motsvarande på tangentbordet.

Om du med piltangenterna förflyttar dig mellan delfält får du klara besked om vad de förutsätts innehålla. Denna s k alt-text ligger kvar på skärmen under några sekunder och hämtas från underlaget till formathandboken

I nedre delen av fönstret finns också en uppsättning knappar samt några listrutor för olika ändamål. Se Knappar, m m.

En påbörjad post kan lagras så snart den uppfyller de bibliografiska baskraven, t ex med avseende på indikatorkombinationer eller det obligatoriska fält 245 för titel och upphov. Därefter kan kompletterande justeringar göras hur många gånger som helst. 
 

Anmärkningar om diverse standardfält

Identifikation (titelnummer) - 001. Alla lokala poster tilldelas ett sjusiffrigt titelnummer som börjar med 7. Titelnumret visas i fältet först sedan du lagrat dina uppgifter genom att klicka på Spara eller OK. Numret ska normalt aldrig ändras.

Bibliografiska informationskoder - 008. Fältet är ett s k kontrollfällt och ska, med undantag av ett inledande datum som skapas när du klickar på Spara eller OK, innehålla positionsbestämda koder som på olika sätt beskriver titeln. Se formathandboken för närmare detaljer om de olika positionerna. Exempel: värdet j i position 23 hänvisar till barnmedia; värdet blank på samma plats hänvisar till vuxenmedia; värdet 1 i position 34 hänvisar till skönlitteratur; värdet blank på samma plats hänvisar till facklitteratur.

Vid sidan av betydelsebärande koder innehåller fält 008 också sviter av blanktecken i fastställda positioner. Och eftersom det kan vara mycket svårt att hitta rätt positioner bland alla "osynliga" blanktecken är det lämpligast att göra ändringarna med hjälp av rullgardinslistorna överst i fönstret. De koder som landar i 008 är: litterär kategori, åldergrupp, huvudspråk och utgivningsland. Utgivningsland och huvudspråk lagras också samtidigt i fält 886 b. För att göra katalogiseringsarbetet effektivt är det lämpligt att skapa mallar som har rätt värden i dessa positioner så att så lite som möjligt behöver ändras i katalogiseringsögonblicket.

Datum för första lagring av den aktuella posten, som inte påverkas vid framtida justeringar av den bibliografiska beskrivningen, ska normalt inte ändras, utom möjligen när du arbetar med kopior av andra poster. Se information om kopiering av poster.

Språkkoder - 041. Inmatningsfältet används bara om verket är flerspråkigt (inklusive verk med sammanfattning eller motsvarande på annat språk) eller en översättning. Om så inte är fallet används för information om språk endast fält 008 och 886. Om verket är flerspråkigt registrerar du de treställiga språkkoderna för respektive språk i delfält a - efter varandra och utan mellanrum. Exempel: 0412_$aengfregerswe. Se kodförteckning.

Klassifikation - 081. Glöm inte att fördela information om z-signaturer i två delfält, 081 a eller k respektive 081 n eller r, beroende på titel. Exempel: $aIc-cz$rLunds domkyrka. För hyllsignatur ska du dock aldrig arbeta med flera delfält. Uppgiften registreras i en enda sammanhållen textsträng. Exempel: $hIkz Garbo, Greta.

Personnamn som huvuduppslag - 100. Observera att olika namnformer (förnamn, enkelt släktnamn och sammansatt släktnamn) kräver olika värden på förstaindikatorn.

Originaltitel - 244. Observera att systemet inleder fält 244 med delfält s för standardfras. Ange lämplig fras, t ex Orig:s titel, och fullfölj registreringen genom att lägga in den aktuella titeln i ett följande delfält a. Exempel: $sOrig:s titel$aThe animal farm.

Titel och upphov - 245. Justera vid behov andraindikatorn om du arbetar med en titel som inleds av bestämd eller obestämd artikel. Exempel: registrera andraindikatorn 4  för ett verk med huvudtiteln Den underbara natten. Den valda siffran anger hur många tecken (blanktecken räknas!) som ska hoppas över vid sortering av den aktuella titeln i träfflistor eller motsvarande.

För fält 245 måste du dessutom komplettera det "betydelsebärande" innehållet i delfälten med interpunktion. Således krävs att du mellan t ex delfält a och b skapar ett _:_ (blank, mellanslag, blank). Det gör du genom att ange teckenkombinationen sist i delfält a.

På motsvarande sätt skapar du ett _/_ (blank, snedstreck, blank) mellan delfält a och c eller mellan delfält b och c. Interpunktionen placeras alltså i det föregående delfältet. Interpunktion i anslutning till andra fält i formatet hanteras helt automatiskt av systemet.

Vid katalogisering av periodika: 245 n används för att ange årtal och andra beteckningar för årgångar. Observera att årtalet även ska skrivas i fält 886 w, och då alltid med fyra siffror, tex 2008.

Upplaga - 250. Tänk på att årtalsuppgift vid förkortad katalogisering av skönlitteratur ska ligga i fält 250 e. Exempel: $eOriginalupplaga 2006.

Utgivning, distribution, etc - 260. Noggrannhet vid val av förlagsnamn i delfält b anbefalles! Förkortningar kan både hjälpa och stjälpa. Det är viktigt att alla poster med anknytning till en och samma utgivare kan sökas fram på samma sätt, dvs. att de läggs in konsekvent.

Fysisk beskrivning - 300. Kanske saknar din mall ett förvalt delfält v för antal enheter? Delfältet används t ex för poster som beskriver delar av flerbandsverk.

ISBN, ISSN och andra nummerbeteckningar - 350. Tänk på att det är bara med hjälp av en korrekt förstaindikator som du skiljer mellan ISBN och ISSN. För ISBN och ISSN görs kontroller, dels med avseende på om beteckningarna är formellt korrekta och dels med avseende på om ISBN/ISSN redan förekommer i databasen.

Serieuppgift - 440. Komplettera gärna titel- och volymuppgifter med ISSN för serien, om det finns tillgängligt, i delfält n.

Lokal anmärkning - 596. Delfält b kan innehålla information av alla tänkbara slag. Observera att formatet erbjuder hög grad av särbehandling av lokala anmärkningar av olika slag. Se formatöversikten.
 

Lokala ämnesord- 690. Rekommenderas att du i första hand använder något av fälten 690 eller 691 vid lokala justeringar av katalogposter från BTJ. Se anvisning om skyddade fält.

Lokala genrebeteckningar - 695. Rekommenderas att du i första hand använder fält 695 vid lokala justeringar av katalogposter från BTJ. Se anvisning om skyddade fält.

Personnamn som biuppslag - 700. Om du behöver göra biuppslag på mer än en person måste du upprepa fältet genom att lägga till en ny rad. Du kan endast använda fält 100 a för ett namn.

Värdobjekt - 773. Inmatningsfältet används normalt bara vid katalogisering av analytiska poster, dvs. referenser t ex till artiklar i årsböcker och tidskrifter. Värdobjektets titel läggs i delfält s eller t, beroende materialets beskaffenhet. Se formatöversikten för detaljanvisningar.

Elektronisk adress - 856. Avser normalt webbadress som ska knytas till katalogposten. Adressen blir klickbar i Expertsök, Arena och BOOK-IT PUB. Många mallar använder standardvärdet 2 som andraindikator. Det skapar länk till en s k besläktad resurs, där den övriga beskrivningen av verket och webbadressen inte pekar på samma mål. Om förhållandet är det motsatta, dvs. katalogposten beskriver själva innehållet på webbadressen, utnyttjas blank som andraindikator.

Postetikett - 886. Innehållet fördelas på delfält b och delfält 2. I delfält b hanteras positionsbestämda koder för objektkod, publikationskod, huvudspråk, m m. Se formatöversikten och kodförteckning för detaljinformation.  Inmatningen av koderna görs enklast med hjälp av rullgardinslistorna överst i fönstret.  De koder som landar i 886 är: objektkod, publikationstyp, huvudspråk och utgivningsland. Utgivningsland och huvudspråk lagras också samtidigt i fält 008. För att göra katalogiseringsarbetet effektivt är det lämpligt att skapa mallar som har rätt värden i dessa positioner så att så lite som möjligt behöver ändras i katalogiseringsögonblicket.

Delfält 2 avser den s k titelleverantören, dvs. den rutin eller det system som skapat den aktuella posten. Alla mallar för nykatalogisering bör utnyttja BOOK-IT som standardvärde och uppgiften ska normalt aldrig ändras.

I delfält w anges årtalet för en tidskriftsårgång, med fyra tecken, t. ex. 2008. Värdet kan vara detsamma som i 245 n. Om det i 245 n t. ex står 07/08 ska 886 w innehålla värdet 2008. Den här uppgiften är nödvändig för att träfflistan i Expertsök och Arena/BOOKIT PUB ska visa korrekt årtal för periodika.

Statuskoden L i position 1 skapas av systemet när du klickar på Spara eller OK.
 

Katalogisatörssignatur. Om du önskar knyta enstaka eller flera katalogposter till dig själv som katalogisatör kan det vara praktiskt att ange en lämplig katalogisatörssignatur i fält 900 a, med indikatorerna 00. Formatet BTJMARC I ger egentligen inte utrymme för en sådan uppgift, men den torde kunna göra stor nytta i många olika sammanhang. 

Observera att du bör välja en så unik teckenkombination som möjligt, så att du inte får träff på andra oönskade poster vid sökning. Exempel: 90000$abs9.
 

Redigerat format

Fliken Redigerat format kan du använda för att kontrollera vilka effekter dina inmatningar får, dvs. hur posten kommer att se ut i redigeringsformaten i Expertsök, ISBD och Rubrik. Du behöver inte lagra posten för att göra denna kontroll.
 

Valideringsfel

Om något i posten bryter mot regelverket, t ex frånvaro av obligatoriska fält, får du här ett meddelande om problemet. Om flera felaktigheter finns, lämnar systemet uppgift om alla avvikelser samtidigt, på var sin rad.
 

Knappar, m m

Omindexera post. Används till att skicka upp posten för omindexering i BOOK-IT PUB/Arena då dessa har ett eget index. Omindexering görs oftast i Mängd katalogposter när du gjort ändringar i regelverk för medieklasser i BOOK-IT PUB/Arena eller om en viss placering eller avdelning som tidigare varit dold från publik visning ska börja visas. Här kan du göra en omindexering av en enstaka post, t ex om du vill testa ett nytt regelverk innan du ändrar alla berörda poster.

Ny. Knappen används när du vill påbörja arbetet med en helt ny post, vid sidan av den du redan bearbetat.

Lokalisera... Öppnar det ordinarie lokaliseringsfönstret. Lokalisering med anknytning till den aktuella posten kan påbörjas omedelbart, så snart du sparat densamma.

Fiktiv. Klicka på denna knapp om du vill skapa fiktivt bestånd, dvs. knyta en post till din organisation utan att registrera några exemplar. Klicka på Lägg till... för att välja kontoorganisationen eller den eventuella enhet och avdelning inom organisationen du önskar koppla posten till. Om du önskar att titelns ska betraktas som en nyhet och därmed visas i nyhetslistor i Arena ska du markera Nyutgiven.
Används normalt och i första hand för hänvisningar till artiklar och elektroniska resurser. 

När du gjort dina val stänger du fönstret genom att klicka på OK och lagrar sedan informationen genom att klicka på Spara eller OK i fönstret Fiktivt bestånd.

Sänd till... tar med sig katalogposten till inköps-, fjärrlåne-, eller periodikamodulen -  beroende på vilket val du gör i listrutan, vilka moduler biblioteket har licenser för och vilken behörighet du har. I respektive modul eller rutin kan du därefter arbeta vidare med posten.

Sök. Öppnar ett särskilt sökfönster, i första hand avsett för kontroller av andra poster i basen samt eventuell "import" av information till den post som för tillfället är aktuell.

För att skapa sökvillkor har du tillgång till alla de verktyg som kännetecknar arbetet med fältet Sökfråga i Expertsök - kvalifikatorer, booleska operatorer och parenteser. Också träfflistan motsvarar helt miljön i Expertsök. Dock saknas här redovisning av bestånd samt möjlighet till begränsande inställningar i klartext.

I fliken Katalogfält kan du studera den utpekade posten i marc-format och hämta in uppgifter från den till den katalogpost du står i begrepp att skapa eller modifiera.

För att lägga till ny information utan att annars påverka de befintliga uppgifterna, markera önskad rad och klicka på Lägg till. Du kan bara hantera en rad i taget.

För att ersätta befintlig information i en post som du vill modifiera, markera önskad rad och klicka på Ersätt. Du kan bara hantera en rad i taget.

Om den befintliga posten innehåller mer än en förekomst av ett fält och du väljer att klicka på Ersätt kommer du att byta ut uppgifterna för den första förekomsten av fältet. Upprepningen eller upprepningarna av fältet kommer inte att påverkas.

Om du markerat flera poster i fliken Träfflista (med Ctrl + klick) kan du bläddra mellan posterna med hjälp av Nästa eller Föregående.

Kopiera. Med hjälp av knappen Kopiera skapar du en dubblett av valfri post, varvid bara titelnumret kommer att avvika från originalet. Systemet skapar kopian mycket snabbt och utan något särskilt meddelande om saken. Kopian ligger alltså direkt tillgänglig för justering och originalposten är omedelbart satt ur spel.

Tänk på att du har rätt att kopiera endast poster för vilka det inte föreligger några upphovsrättsliga hinder, t ex lokala poster, poster från LIBRIS

Resurser. Knappen ger dig möjlighet att knyta filer och Internet-resurser av olika slag till katalogposterna. Se särskild anvisning om tillägg av resurser.

Aukt.kontr. Med hjälp av denna knapp når du de olika standardindex som finns för ämnesord, namn på upphovsmän och förlag, m m. Skriv in inledningen av eller hela det begrepp du önskar kontrollera och klicka sedan på Aukt.kontr. Kontrollen kan göras med vissa begränsningar. Knappen aktiveras automatiskt för de fält/delfält som berörs.

Om ditt begrepp förekommer i index presenteras det i fönstret Auktorisering, eventuellt tillsammans med andra begrepp som också inleds med den teckensträng du skrivit in. Markera det begrepp som bäst svarar emot dina behov och klicka sedan på OK för att hämta in begreppet till det inmatningsfält du arbetar med.

Tänk på att alla begrepp, namn, m m som redovisas i fönstret Auktorisering anses godkända och valbara från och med att de lagrats i någon enstaka post i basen. Om du vill välja endast begrepp som utpekats som särskilt auktoriserade begrepp kan du arbeta med auktoritetsposter. Se separat avsnitt om hantering av auktoritetsposter.

Observera att  auktoritetskontroll kan inte utföras i fönstret Katalogisera, fritt utan endast i Katalogisera, via mallar.

Validera. Du kan kontrollera om din preliminära eller helt färdiga post uppfyller baskraven på hur poster ska se ut i BOOK-IT. Samma kontroll görs annars helt automatiskt varje gång du klickar på Spara eller OK. Därmed behöver du endast använda knappen Validera om du vill utföra en kontroll utan att lagra den information som matats in.

Om något i posten bryter mot regelverket, t ex förekomster av otillåtna indikatorer eller delfält, får du ett meddelande om problemet. Systemet lämnar uppgift om alla problem samtidigt - i fliken Valideringsfel. Men kontroll av ISBN och ISSN görs bara när du klickar på Spara eller OK.

Ej export. Kryssrutan Ej export markeras endast om du av något skäl vill avstå ifrån att exportera beståndsinformation med anknytning till den aktuella posten till databaserna BURK och LIBRIS. I samarbetet med BURK (=bibliografisk service) är kryssrutan relevant endast för BURK-poster. Ett samarbete med LIBRIS om beståndsuppgifter kräver särskilda överenskommelser och ingår inte på något sätt i en standardinstallation av systemet.

OAI. Kryssrutan OAI används om du önskar tillgängliggöra den aktuella posten inom ramen för Open Archives Initiative, ett samarbete som syftar till fritt utbyte av dokument på Internet. Formatet XML/DC utgör den plattform för standardiserade metadata som skapas av systemet när du markerar kryssrutan och uppgifterna kan sedan, helt automatiskt, samlas in och indexeras av s k harvesters. Exempel på OAI-dokument: akademiska avhandlingar, examensarbeten, etc. Läs mer om OAI.

Listrutan katalogposttyp. Varje post i basen kan, med vissa begränsningar, knytas till en viss kategori. För en fullständig sammanställning och beskrivning av katalogposttyperna, se Katalogposttyper.

Systemet föreslår typen Standard vid nykatalogisering. Men du kan också välja något av alternativen Analytisk post, Auktoritet, Preliminär och Resurs. Den sistnämnda typen är en "reservkategori" som används om nytt behov av att kunna särskilja vissa katalogposter uppstår.

Det är också möjligt att skapa egna katalogposttyper. Därmed uppstår även möjligheten att välja om de aktuella posttyperna ska vara valbara vid katalogisering respektive visas i Arena/BOOKIT PUB eller ej. Du kan också välja en katalogposttyp som inte ens är sökbar i Expertsök. Reglerna om visning i Arena/BOOKIT PUB hanteras med hjälp av systemparametern WEB_CATALOG_TYPES. Sökbarheten i Expertsök ställs in i grunddatafönstret katalogposttyper.
Se särskilda anvisningar om katalogposttyper och systemparametrar.

Posttyperna Fjärrlån, Periodika och Tillfällig kan inte väljas vid nykatalogisering eller vid modifiering av en post med annan ursprunglig typ.

Hur en auktoritetspost bör konstrueras kan egentligen inte anges med någon större säkerhet. Men det kan vara mycket lämpligt att alltid identifiera ett "huvudbegrepp" som placeras i fält 245 a för huvudtitel. Därmed hamnar begreppet på väl synlig plats i träfflistan.

Dessutom torde det vara klokt att registrera information som ska kunna hämtas in till andra katalogposter som helt självständiga begrepp, utan förklarande tillägg före eller efter begreppen. Sådana kan med fördel registreras som lokala anmärkningar i fält 596 b. Exempel på auktoritetspost:

001 7005262
008 20020209            SW       SWE
245 10 $aAbessinien
596      $bSe: Etiopien
690      $cEtiopien
886 0   $bLA ASWSW0000SWES BD$2BOOK-IT

Ta bort. Klicka på knappen Ta bort om du helt önskar avlägsna posten från databasen. Bara poster som saknar kopplingar till exemplar, utlån och reservationer - eller till tilläggsmodulerna Fjärrlån och Periodika - kan tas bort. Observera att du kan ta bort katalogposter också genom att gallra det sista exemplaret för en post, inom ramen för Exemplarinformation eller Gallra - Hårt.

Ändring av poster

För att i något avseende ändra i en befintlig katalogpost söker du upp den i Expertsök och klickar sedan på Kat. via mall eller Kat. fritt

Ändring av poster görs på samma sätt som när man skapar nya.  Eventuella rödfärgade rader i fönstret Katalogisera, via mall pekar på fält som din mall inte ger dig behörighet att hantera. Välj då en annan mall. Hittar du ingen som passar, kontakta mall-administratören.

Mallen har inte samma funktioner när man öppnar en befintlig post som när man skapar en ny. Oavsett vilken mall du öppnar en post i visas med som posten innehåller. Mallen styr bara vilka fält du kan påverka samt eventuellt lägga till.

ERROR? Om avvikelser från baskraven förekommer i befintliga poster, lagrade inom ramen för tidigare versioner av systemet, visas textsträngen ERROR i kolumnen Delfält på berörd rad. En enkel justering av t ex felaktiga indikatorer gör att posten kan visas och sparas enligt aktuellt regelverk.

Teckenhantering

När du ska ange diakriter eller specialtecken kan du välja mellan två metoder.

1. Söka och registrera det aktuella tecknet via tangentbordet eller rutinen Teckenuppsättning (eller motsvarande) som ingår som särskild programvara för din utrustning. Med denna metod kan du lagra "riktiga" tecken från början.

2. Arbeta med särskilda teckenkombinationer som representerar de "avvikande" tecknen. Exempel: det polska författarnamnet Dąbrowska registreras som D#8abrowska; den arabiska titeln Awrāqı- hayātı registreras som Awr#=aq#=#i- #.hay#=at#=#i.

Se sammanställning över teckenkombinationer för diakriter och specialtecken (pdf). Dokumentet redovisar också hur systemet gör de olika tecknen sökbara. Exempel: ā (#=a) indexeras som a.

Skyddade fält, avvisning av poster

Systemet erbjuder dig stor frihet att modifiera poster i basen, oavsett varifrån posterna har sitt ursprung. Men det finns ofta mycket goda skäl att tänka på vilka fält som bearbetas - om posterna från början hämtats från BURK eller LIBRIS - och det är i sådana sammanhang viktigt att lyfta fram de skyddade fälten. De är vid leverans av systemet: 596, 655, 690, 691 och 695.

Justeringar eller tillägg i de skyddade eller, som de ibland kallas, lokala fälten, kan göras så snart behov uppstår. Upprepade manuella importer eller löpande överföringar inom ramen för bibliografisk service fungerar utan störningar, dvs. informationen i de skyddade fälten påverkas inte alls medan övriga delar av posterna uppdateras med nya uppgifter.

Men så snart en modifiering görs i ett annat fält än de skyddade fälten, "stämplas" den aktuella posten för att förhindra att en nyimport raderar de förändringar som gjorts. Se särskild information om avvisning av katalogposter.

Det kan emellertid i vissa situationer vara meningsfullt att medvetet skapa förutsättningar för avvisning. Om du t ex vill skapa en lokal post som senare ska ersättas av en post från BURK eller LIBRIS, utan att beståndsuppgifter från den lokala posten ska gå förlorade eller kräva oönskat merarbete, gör så här:

Skapa din post med de uppgifter du anser vara nödvändiga för att beskriva det aktuella verket. Se till att ange ISBN för titeln. Välj eventuellt också katalogposttypen Preliminär. ISBN utgör då själva villkoret för att den post du sedan importerar ska kunna matchas mot och ersätta den lokala posten. Rutinen kan alltså användas endast för böcker med ISBN.

Tillägg av resurser

Alla katalogposter i databasen kan kompletteras med mervärden eller resurser av olika slag. Huvudmålet för dessa tillägg är Arena vars visning av katalogposter kan utökas med exempelvis länkar till bildfiler som visar bokomslag och innehållsförteckningar eller ljudfiler som på ett eller annat sätt förädlar beskrivningen av ett verk. Särskild anvisning för visning resurser i Arena finns att ladda ner från Arena-hjälpen (öppnas i nytt fönster)

Under förutsättning att biblioteket har uppgraderat systemet med Intertext, modulen för fulltextindexering, kan du knyta textdokument till en katalogpost, som sedan blir sökbart i sin helhet. För att söka information av denna typ används kvalifikatorn /rs i Expertsök. De publika tjänsterna kan också kompletteras med en självständig miljö som helt ägnar sig åt fulltextindexerat material. Läs mer om en sådan lösning här (öppnas i nytt fönster)

Klicka på Resurser om du vill knyta tilläggsinformation till en post.

Klicka på Välj för att bläddra i dina filstrukturer. Observera att större filer kan ta ganska lång tid att ladda upp. Gränssnittet kan vara låst under ett flertal minuter, beroende på både den aktuella filens storlek och förhållanden inom nätverk, brandvägg och kommunikation. Med större filer menar vi i detta sammanhang filer som överskrider 50 MB. Välkommen att kontakta Support om du känner dig osäker på de praktiska förutsättningarna för dina uppladdningar.

Ge resursen ett valfritt namn. Välj sedan resurstyp. Resurstypen, i form av en klickbar text, är det som visas för låntagaren i den publika miljön.

Om ditt bibliotek valt modulen Intertext kan du för "standarddokument" för text (exempel: .doc, .pdf, .ppt), välja om materialet ska indexeras eller ej. Detta görs med hjälp av kryssrutan Index. Men observera att fulltextindexering normalt dröjer något längre än ordinarie indexering av katalogposter, upp till fem minuter.

Ange, med hjälp av listrutan Visa, om resursen ska visas i sin helhet eller om en länk ska skapas på samma plats. Välj Bild för omedelbar visning och Länk för att skapa länk. (Alternativet Bild bara kan väljas om resurserna utgörs av bildfiler i formaten .jpg eller .gif.)

Lagringmetod: Blir alltid Databas. Detta kan och ska inte ändras manuellt.

Ange slutligen det format din resurs har. Detta gäller bara bild- och ljudfiler eller motsvarande som utpekats i ditt eget nätverk. Uppgiften hämtas normalt från den ändelse filen har i fältet URL/Fil. Exempel: ...jpg motsvaras av image/jpeg; ...gif motsvaras av image/gif.

Index: Markera kryssrutan om du har laddat upp en textdokument som ska fulltextimndexeras och ditt bibliotek använder modulen Intertext. (se ovan)

När alla uppgifter matats in stänger du fönstret genom att klicka på OK och lagrar sedan informationen genom att klicka på Spara eller OK i fönstret Resurser.