Lokalisering

Lokalisera exemplar
Omlokalisera exemplar
Flytande lokalisering
Utskrift av etiketter
 

Lokalisera exemplar

Termen Lokalisera innebär i BOOK-IT att lägga in exemplar i systemet. Dessa exemplar kopplas till en viss katalogpost, enhet, avdelning och eventuell placering.

I detta avsnitt avhandlas endast lokalisering utanför inköpsmodulen. Om du arbetar i inköpsmodulen och ska ankomsregistrera nyanlända medier ska du arbeta i fönstret Förvärv | Inköp | Ankomstregistrering.

Lokalisering av exemplar sker via fönstret Lokalisera, som ligger på menyn Katalog.

Flytande lokalisering är en tilläggsmodul som beskrivs här. Se Flytande lokalisering nedan för mer infomation om hur du lokaliserar och omlokaliserar flytande.

Fönstret Lokalisera kan nås från flera olika håll. Om du ska nylokalisera ett eller flera exemplar kan du gå till lokaliseringsfönstret:

från huvudmenyn (Katalog - Lokalisera),
från Expertsök (fliken Katalogpost) eller
från Katalogisera, via mallar eller Katalogisera, fritt (efter att posten sparats)

Men innan du väljer ingång behöver du fundera över exemplaret du ska lokalisera. De kan delas upp i olika grupper:

  1. Exemplar med informationsbärande etikett, katalogpost finns i Expertsök.
  2. Exemplar med informationsbärande etikett, katalogpost finns inte i Expertsök.
  3. Exemplar som saknar informationsbärande etikett men där katalogposten finns i Expertsök.
  4. Exemplar som saknar informationsbärande etikett och som inte finns i Expertsök utan måste importeras från BURK eller från annat håll.
  5. Exemplar som saknar informationsbärande etikett och som inte har någon katalogpost som du kan importera, utan som måste katalogiseras innan de kan lokaliseras.

De olika typerna av böcker behandlas på följande sätt:

  1. Böcker med informationsbärande etikett där det finns en katalogpost i Expertsök:
    Öppna fönstret Lokalisera från huvudmenyn och lokalisera enligt nedan.

  2. Böcker med informationsbärande etikett där det inte finns någon katalogpost i Expertsök:
    Öppna fönstret Lokalisera från huvudmenyn och lokalisera enligt nedan. En dialogruta med följande lydelse visas: Katalogpost kommer att importeras från BTJ, exemplaret har lokaliserats på en tillfällig katalogpost. Beskedet innebär att katalogposten hämtas från BURK under natten och finns i Expertsök nästa dag. (En förutsättning för detta är att du prenumererar på bibliografisk service.)

  3. Böcker som saknar informationsbärande etikett men där katalogposten finns i Expertsök: 
    Sök upp katalogposten. Klicka på knappen Lokalisera och öppnar därmed fönstret Lokalisera. Lokalisera boken enligt nedan. Löpnummeretiketter för exemplar kan inte lokaliseras om de börjar på 0, 1,3,4,5, eller 6. Vi rekommenderar etiketter som börjar med 8 som inte tolkas som intelligenta etiketter.

  4. Böcker som saknar informationsbärande etikett och katalogpost i Expertsök:
    Importera posten till Expertsök. Det kan ta upp till 30 minuter innan posten blir sökbar i Expertsök. Därefter gör du på samma sätt som med böcker i grupp 3.

  5. Böcker som saknar informationsbärande etikett och där du inte kan importera posten måste katalogiseras innan lokalisering kan ske.


Lokalisering från huvudmenyn

Följande lokaliseringtyper är valbara när du ska nylokalisera från huvudmenyn:

Nyförvärv (förvald) - med eller utan markering för Nyutgiven. Kräver en infomationsbärande etikett i detta läge. 
Retroaktiv Kräver en infomationsbärande etikett i detta läge.

Lokaliseringstypen Nyförvärv ska du använda när du lokaliserar nyinköpta medier. Kryssrutan Nyutgiven är markerad som förval. Avmarkera den om boken är ett nyförvärv men inte nyutgiven. Detta har betydelse för nyförvärvslistorna i BOOK-IT. Lokaliseringar som ej markerats som nyutgivna kommer inte heller med i nyförvärvslistor i Arena eller i sökningar efter material som köpts in under en viss tid tillbaka i Arena och BOOK-IT PUB (under Avancerad sökning). 

Exemplar med lokaliseringstypen Nyförvärv kommer med med i statistiken för nya exemplar.

Ska du lokalisera ett nyförvärv och har öppnat fönstret från huvudmenyn måste exemplaret vara försett med en informationsbärande etikett.

Retroaktiv lokalisering ska du använda om du vill lokalisera material som inte tidigare varit registrerat i din katalog och som inte är nyförvärv. Du kan också använda det för att lokalisera tidskriftsnummer, där du inte vill få med exemplaren i nyförvärvsstatistiken.

Välj den avdelning som exemplaret ska tillhöra, antingen genom att skriva in avdelningskoden i fältet Avd.kod eller genom att använda fältet Avdelning och välja i klartext från listan.

Välj placering för exemplaret, antingen genom att skriva in placeringskoden i fältet Pl.kod eller genom att använda fältet Placering och välja i klartext från listan. I Grunddata | Allmänt | Avdelningar kan du knyta standardplaceringar till de olika avdelningarna på resp. enhet.

Om du vill att exemplaret ska ha ett hyllsignum som avviker från det i katalogposten skriver du in det i fältet under Hyllsign. Detta hyllsignum knyts alltså till exemplaret, och är därmed inte sökbart i Expertsök, däremot i Katalog | Mängd exemplar, i fältet Hylla.

Om du vill att exemplaret ska tillhöra en cirkulationskategori väljer du kategori från listan i fältet Cirk.kategori.

Om du vill att en avvikande lånetid ska gälla för exemplaret  anger du det i fältet Lånetid. Ange det antal dagar du vill ska gälla för det aktuella exemplaret. Om det blir konflikt mellan en cirkulationskategoris lånetid, och avvikande lånetid knuten till exemplaret, är det den senare lånetiden som används.

Klar för hylla. Om kryssrutan Klar för hylla är avmarkerad får exemplaret status PV Nyförvärv i Expertsök och i Arena/BOOK-IT PUB står det som Ej tillgänglig/Inte inne. Det går att reservera titeln när exemplaret har denna status. När exemplaret återlämnas fångas eventuella reservationer in och status PV Nyförvärv försvinner automatiskt. Om kryssrutan Klart för hylla markeras får exemplaret inte status PV Nyförvärv utan står som inne direkt och behöver inte återlämnas. 

Om du lokaliserar en tidskrift och vill skriva in ett publikationsnummer, t ex 2008:01, ska du markera kryssrutan under Publ/Anm/Pris, liksom om du vill ange en exemplarspecifik anmärkning eller prisuppgift. Fältet Anmärkning är för exemplarspecifika anmärkningar för internt bruk, Extern anm. används för anmärkningar som ska visas publikt, t ex löpnummer på skivor eller filmer. Extern anmärkning "delar plats" med publikationsnummer i beståndsredovisningen i Expertsök.

Om du kommer på i efterhand att du skulle lagt in publikationsnummer eller en anmärkning kan du göra det i Exemplarinformation.

Läs in etiketten.  Om du inte använder dig av scanner utan skriver in etikettnumret manuellt måste du utföra omlokaliseringen genom att klicka på knappen Utför eller trycka på Retur.

Om lokaliseringen fungerade visas exemplaret under rubriken Lokaliserade exemplar. Om det av någon anledning inte fungerade visas detta i fliken Ej uppdaterade tillsammans med ett felmeddelande.

Efter lokalisering kan du klicka dig vidare till Expersök med hjälp av ikonen till höger.

Etikettutskrift. Om du vill göra en utskrift av en ryggetikett eller en bibliografisk etikett måste du välja etikettyp och antal innan du läser in exemplarnummer. Se anvisningarna för etikettutskrifter.

Tips!
Gör alltid en återlämning för nylokaliserade medier, eftersom endast exemplar som någon gång återlämnats i systemet skrivs ut på plocklapp/-lista. Titeln kan också vara reseverad och behöver fångas in.



Lokalisering från Expertsök (fliken Katalogpost), Katalogisera, via mallar eller Katalogisera, fritt

Följande lokaliseringtyper är valbara när du ska nylokalisera från Expertsök (fliken Katalogpost), Katalogisera, via mallar eller Katalogisera, fritt:

Nyförvärv (förvald) - med eller utan markering för Nyutgiven
Retroaktiv

När du öppnar fönstret Lokalisera från Expertsök tar du titelinformationen med dig från katalogposten. Det innebär att de exemplar som du lokaliserar kommer att knytas till den titelinformationen. Du kan alltså inte lokalisera flera olika titlar i ett svep utan måste gå tillbaka till Expertsök och söka upp nästa katalogpost, klicka på Lokalisera och lokalisera den, gå tillbaka till Expertsök och sök upp nästa katalogpost och klicka på Lokalisera och lokalisera den och så vidare. Samma sak gäller om du öppnar fönstret Lokalisera från Katalogisera. Det exemplar du då lokaliserar knyts till den nykatalogiserade posten och fortsätter du med fler exemplar så kommer även de att knytas till samma katalogpost.

Gör sedan som under Lokalisering från huvudmenyn ovan.

Om du lokaliserar från Expertsök har du möjlighet att registrera ett sk A-nummer. Det är ett automatgenererat exemplarnummer som kan användas för att lokalisera exemplar utan streckkodsetikett. Markera kryssrutan efter fältet Etikettnr innan du klickar på Utför för att skapa ett A-nummer. A-nummer består alltid av 11 tecken och inleds med ett A.

Tips!
Gör alltid en återlämning för nylokaliserade medier, eftersom endast exemplar som någon gång återlämnats i systemet skrivs ut på plocklapp/-lista. Alternativt kan du välja att markera Klar för hylla innan du registerar etiketten, det motsvarar en återlämning.

Titeln kan också vara reseverad och behöver fångas in. Observera att infångning inte sker när man markerar Klar för hylla utan en riktig återlämning måste göras för att detta ska ske.
 

Omlokalisera exemplar

Termen Omlokalisera i BOOK-IT innebär att flytta exemplar från en avdelning eller placering till en annan - permanent eller tillfälligt. Omlokalisering sker via samma fönster som lokalisering:

från huvudmenyn (Katalog - Lokalisera),
från Expertsök (fliken Bestånd, här heter knappen Omlokalisera) eller
från Mängd exemplar

Omlokalisering sker alltid från någon av ovanstående ingångar, oavsett om exemplaret har informationsbärande etikett eller ej.

Omlokalisering från huvudmenyn

Följande lokaliseringtyper är valbara när du ska omlokalisera från huvudmenyn:
Omlokalisering
Tillfällig


Omlokalisering från Expertsök (fliken Bestånd)

Markera ett eller flera exemplar du vill omlokalisera. Klicka på Omlokalisera.

Följande lokaliseringtyper är valbara:
Omlokalisering (förvald)
Tillfällig


Omlokalisering från Mängd exemplar:

När du öppnar fönstret Lokalisera från Mängd Exemplar har du möjlighet att omlokalisera många exemplar med ett enda handgrepp.
Markera aktuella exemplar alternativt avmarkera alla för att omlokalisera alla och klicka på Lokalisera.

Följande lokaliseringtyper är valbara:
Omlokalisering (förvald)
Tillfällig

Gör sedan så här:

För permanent omlokalisering

Välj lokaliseringstyp Omlokalisering

Om du vill göra en omlokalisering till en annan kontoorganisation än din egen avmarkerar du kryssrutan Kontoorganisation längst ner till vänster. Då får du tillgång till alla kontoorganisationer, med respektive placeringar, som finns i systemet.

Välj vilken avdelning du vill omlokalisera exemplaret till, antingen genom att skriva in avdelningskoden i fältet Avd.kod eller genom att använda fältet Avdelning och välja i klartext från listan.

Välj placering för exemplaret, antingen genom att skriva in placeringskoden i fältet Pl.kod eller genom att använda fältet Placering och välja i klartext från listan.
I Grunddata - Allmänt - Avdelningar kan du knyta standardplaceringar till de olika avdelningarna på resp. enhet.

Avvikelser på exemplaret - hyllsignum, cirkulationskategori lånetid samt anmärkningar, publikationsnummer och pris - följer med vid omlokalisering. Om du vill ta bort en avvikelse ska du se till att likhetstecknet försvinner i det fält det gäller. Om du däremot vill göra ändringar eller tillägg ska du fylla i dessa uppgifter enligt nedan.

Om du vill att exemplaret ska ha ett hyllsignum som avviker från det i katalogposten skriver du in det i fältet under Hyllsign. Tänk på att avvikande hyllsignum inte är sökbart i Expertsök, däremot i Cirkulation - Mängd exemplar.

Om du vill att exemplaret ska höra till en speciell cirkulationskategori väljer du kategori från listan i fältet Cirk.kategori.

Om du vill att en avvikande lånetid ska gälla för exemplaret fyller du i den i fältet Lånetid. Du anger det antal dagar du vill ska gälla för det aktuella exemplaret. Om det blir konflikt mellan en cirkulationskategoris lånetid, och avvikande lånetid knuten till exemplaret, är det den senare lånetiden som används.

Om du lokaliserar en tidskrift och vill skriva in ett publikationsnummer, t ex 2008:01, ska du markera kryssrutan under Publ/Anm/Pris, liksom om du vill ange en exemplarspecifik anmärkning eller prisuppgift. Fältet Anmärkning är för exemplarspecifika anmärkningar för internt burk, Extern anm. används för anmärkningar som ska visas publikt, t ex löpnummer på skivor eller filmer. Extern anmärkning "delar plats" med publikationsnummer i beståndsredovisningen i Expertsök.

Läs in en etikett. Om det finns två etiketter knutna till exemplaret räcker det med att läsa in en av dem. Om du inte använder dig av scanner utan skriver in etikettnumret manuellt måste du utföra omlokaliseringen genom att klicka på knappen Utför eller trycka på Retur.

Etikettutskrift. Om du vill göra en utskrift av en ryggetikett eller en bibliografisk etikett måste du välja etikettyp och antal innan du läser in exemplarnummer. Se anvisningarna för etikettutskrifter.

För tillfällig omlokalisering:

Välj lokaliseringstyp Tillfällig

Tillfällig lokalisering kan du använda som ett sätt att hantera tvåstegslån. Du kan göra en tillfällig lokalisering såväl inom som utom din egen kontoorganisation. Du kan också använda tillfällig lokalisering när du t ex vill placera böcker på en utställning eller skylta med nya böcker på en boksnurra. Förutsättningen för tillfällig lokalisering är att exemplaret sedan tidigare är lokaliserat till en permanent placering.

Ett exemplar som är tillfälligt placerat på en annan enhet följer denna enhets cirkulationsregler. Även cirkulationsstatistiken för detta exemplar tillfaller den enhet där den är tillfälligt placerad.

I fliken Bestånd syns nu den tillfälliga lokaliseringen. Om det är lokaliserat till en annan enhet eller kontoorganisation står status På väg tills exemplaret packas upp och återlämnas där det ska vara tillfälligt lokaliserat. Om du går in i fönstret Exemplarinformation ser du även den permanenta placeringen av exemplaret.

När det datum som angetts, eller därefter, upphör för den tillfälliga lokaliseringen, måste alla exemplar återlämnas för att de ska återställas till sina permanenta placeringar. När ett exemplar återlämnas kommer en dialogruta upp på skärmen: Tillfälligt lokaliserat. Vill du återlokalisera exemplaret? Om du svarar Ja på frågan får du upp en ruta som talar om på vilken enhet/kontoorganisation exemplaret har sin permanenta placering. Detta inträffar dock ej om endast placeringen varit tillfällig. Exemplaret får status På väg tills det återlämnas på sin enhet/kontoorganisation. Du kan också återlokalisera ett exemplar från Exemplarinformation.

Du kan söka upp de exemplar som är tillfälligt lokaliserade i funktionen Mängd exemplar och återlokalisera dem därifrån.
 

Flytande lokalisering

Funktionen Flytande lokalisering innebär ett flexibelt samutnyttjande av media genom att utpekade exemplar byter lokaliseringsenhet vid återlämning. Två eller flera enheter inom en konto-organisation kan komma överens om vilken del av beståndet  som ska vara flytande. Det är vid lokaliseringstillfället man anger vilka exemplar som skall flyta, och under vilken period det gäller. Om ett exemplar fått flytande lokalisering och  återlämnas på en annan enhet  så stannar exemplaret här, under förutsättning att den aktuella enheten har definierat placering för exemplarets placeringstyp enligt funktionsbeskrivningen Flytande lokaliseringFlytande lokalisering är en tilläggsmodul. Kontakta Axiell för prisuppgift och / eller öppning av modulen.

Ett exemplar som blivit flytande lokaliserat till en viss enhet följer denna enhets cirkulationsregler. Även cirkulationsstatistiken för detta exemplar tillfaller den enhet där den är "boende".

Flytande nylokalisering görs i fönstret Lokalisera som nås från huvudmenyn, Expertsök (fliken Katalogpost) Inköpsmodulens och Periodikamodulens ankomstregistrering samt från Katalogisera , via mallar och Katalogisera, fritt

Följande flytande lokaliseringar är valbara i detta läge:
Nyförvärv, flytande
Retroaktiv, flytande


Lokaliseringstypen Nyförvärv ska du använda när du lokaliserar nyinköpta medier. Kryssrutan Nyutgiven är markerad som förval. Avmarkera den om boken är ett nyförvärv men inte nyutgiven. Detta har betydelse för nyförvärvslistorna. Lokaliseringar som ej markerats som nyutgivna kommer inte heller med i nyförvärvslistor i Arena eller i sökningar efter material som köpts in under en viss tid tillbaka i Arena och BOOK-IT PUB (under Avancerad sökning). Alla exemplar med lokaliseringstypen Nyförvärv kommer med i statistiken för nya ex.

Ska du lokalisera ett nyförvärv och har öppnat fönstret från huvudmenyn måste exemplaret vara försett med en informationsbärande etikett.
Retroaktiv lokalisering ska du använda om du vill lokalisera material som inte tidigare varit registrerat i din katalog och som inte är nyförvärv. Du kan också använda det för att lokalisera tidskriftsnummer, där du inte vill få med exemplaren i nyförvärvsstatistiken.
Välj Placeringstyp och Enhet. För att kunna välja placeringstyp måste det finnas en placeringsregel för din enhet, d.v.s. att en viss placeringstyp skall ges en specifik placering (ex. Placeringstyp Vuxen skön ska placeras på Vuxenavdelningen, öppen hylla).

Skriv in det datum då den flytande lokaliseringen ska upphöra att gälla. Om det för den aktuella placeringstypen finns fördefinierat hur länge exemplar ska flyta så är fältet Giltig till: försett med ändringsbart datum.

Om du vill att exemplaret ska ha ett hyllsignum som avviker från det i katalogposten skriver du in ditt avvikande hyllsignum i fältet under Hyllsign. Tänk på att avvikande hyllsignum inte är sökbart i Expertsök, däremot i Cirkulation - Mängd exemplar. Om exemplaret ska tillhöra en cirkulationskategori väljer du kategori från listan i fältet Cirk.kategori.

Om du vill att en avvikande lånetid ska gälla för exemplaret fyller du i den under Lånetid. Du anger det antal dagar du vill ska gälla för det aktuella exemplaret. Om det blir konflikt mellan en cirkulationskategorins lånetid, och avvikande lånetid knuten till exemplaret, är det den senare lånetiden som används.

Läs in titeletiketten. Läs därefter in utsidesetiketten. Alternativt läser du bara in utsidesetiketten. BOOK-IT kan hantera två etiketter knutna till samma exemplar, och det är upp till personalen på biblioteket att bestämma om en eller två etiketter ska användas vid lokalisering.

Om lokaliseringen fungerade visas exemplaret under rubriken Lokaliserade exemplar. Om det av någon anledning inte fungerade visas detta i fliken Ej uppdaterade tillsammans med ett felmeddelande.
Observera att det inte går att göra en tillfällig lokalisering av ett exemplar som är flytande, ej heller flytande omlokalisering av ett tillfälligt lokaliserat exemplar.

När Giltig till-datum som angetts för en flytande lokalisering har passerats, måste exemplaret återlämnas för att återställas till den ursprungliga placeringen. När ett exemplar återlämnas på en enhet som inte är ägande visas en dialogruta som talar om att exemplaret tillhör en annan enhet.  Exemplaret får status På väg tills det återlämnas på sin enhet. Du kan också återlokalisera ett exemplar från Exemplarinformation.

Du kan söka upp  exemplar som är flytande lokaliserade i Mängd exemplar och omlokalisera. Om du nu väljer vanlig omlokalisering så är exemplaret inte längre flytande.


Omlokalisera flytande

Flytande omlokalisering görs i fönstret Lokalisera som nås från huvudmenyn.

Det kan också göras från Expertsök (fliken Bestånd) och från Mängd exemplar, fliken Träfflista. Markera aktuellt exemplar och klicka på Omlokalisera.

Välj sedan Omlokalisering, flytande

Skriv in det datum då den flytande lokaliseringen ska upphöra att gälla.

Välj Placeringstyp och Enhet. För att kunna välja placeringstyp måste det finnas en placeringsregel för den enhet du omlokaliserar till, d.v.s. att en viss placeringstyp skall ges en specifik placering (ex. Placeringstyp Vuxen skön skall placeras på Vuxenavdelningen, öppen hylla).

Avvikelser på exemplaret - hyllsignum, cirkulationskategori eller lånetid - följer med vid omlokalisering. Om du vill ta bort en avvikelse ska du se till att likhetstecknet försvinner i det fält det gäller. Om du däremot vill göra ändringar eller tillägg ska du fylla i dessa uppgifter enligt nedan.

Om du vill att exemplaret ska ha ett hyllsignum som avviker från det i katalogposten skriver du in det i fältet under Hyllsign. Tänk på att avvikande hyllsignum inte är sökbart i Expertsök, däremot i Cirkulation - Mängd exemplar.

Om du vill att exemplaret ska höra till en speciell cirkulationskategori väljer du kategori från listan i fältet Cirk.kategori.

Om du vill att en avvikande lånetid ska gälla för exemplaret fyller du i den i fältet Lånetid. Du anger det antal dagar du vill ska gälla för det aktuella exemplaret. Om det blir konflikt mellan en cirkulationskategoris lånetid, och avvikande lånetid knuten till exemplaret, är det den senare lånetiden som används.

Läs in en etikett (detta behöver du inte göra om du utgått ifrån ett exemplar i Expertsök eller Mängd exemplar). Om det finns två etiketter knutna till exemplaret ska du bara läsa in en av dem. Om du inte använder dig av scanner utan skriver in etikettnumret manuellt måste du utföra omlokaliseringen genom att klicka på knappen Utför eller trycka på Retur.

Etikettutskrift. Om du vill göra en utskrift av en ryggetikett eller en bibliografisk etikett måste du välja etikettyp och antal innan du läser in exemplarnummer. Se anvisningar för etikettutskrifter.

Observera att exemplar som är tillfälligt lokaliserade inte kan omlokaliseras till flytande utan att först återlokaliseras, och vice versa; ett flytande exemplar kan inte tillfälligt lokaliseras.
 

Utskrift av etiketter

Du har möjlighet att skriva ut ryggetiketter och bibliografiska etiketter. I standardleveransen innehåller ryggetiketterna hyllsignatur från katalogposternas fält 081 h och de bibliografiska etiketterna ger information om avdelning - placering, hyllsignatur, huvuduppslag, utgivningsår samt exemplarnummer.

Gör så här för att skapa en etikettutskrift.

1. Ange kännetecken för exemplaret (avdelning, placering, cirkulationskategori, etc.) enligt anvisningarna ovan
2. Välj etikettyp - ryggetikett eller bibliografisk etikett. Bara en typ åt gången kan väljas
3. Ange det antal etiketter som önskas
4. Läs in exemplarnummer. Exemplarnummer från både "insides-" och "utsidesetiketter" kan användas. Utskriften kommer automatiskt och bygger på standardinställningar för utskrifter av denna typ. Läs mer om dina möjligheter att göra inställningar här.

Funktionen för etikettutskrift finns också som ett självständigt menyalternativ under Katalog och kan då utnyttjas i efterhand, dvs. för redan lokaliserat bestånd. Se Etikettutskrifter.