Mängd Låntagare

Med hjälp av denna funktion kan du söka ut, ändra och ta bort låntagare i mängd. Personalen kan ha olika behörighet att titta på, skicka meddelanden eller göra ändringar i låntagarinformationen (se Behörighet).

Fönstret består av tre flikar:

1. Sökning
2. Träfflista
3. Ej uppdaterade


Sökning


Gör så här för att söka en mängd låntagare.

1. Välj Cirkulation i huvudmenyn
2. Välj Mängd Låntagare

Fliken Sökning består av ett antal listrutor, och ett antal skrivbara fält. I den nedre högra delen av fliken presenteras antalet träffar.

För att söka ut en mängd låntagare börjar du med att ange vad du vill söka ut med hjälp av listrutorna eller fälten. Om någon av listrutorna inte innehåller några alternativ beror det på att biblioteket inte använder sig av alternativet ifråga.

I panelen Låntagare kan du välja att söka på Låntagarorganisation, Låntagarkategori, Låntagargrupp, Enhet/skola, Klass, Extra 1 och Extra 2 ,Åldersgrupp samt, om modulen för hantering av samtycke till behandling av personuppgifter är aktiverad: Samtycke saknas/Har gett samtycke.

Panelen E-post /SMS ger dig möjlighet att söka på E-postadress och E-posttyp, dvs låntagare med aktiv e-postadress eller låntagare som saknar aktiv e-postadress (det senare alternativet söker fram dels låntagare som inte har någon angiven e-postadress, dels låntagare som har en icke aktiverad e-postadress). Om du söker låntagare med aktiv e-postadress så kan du skicka e-brev från träfflistans låntagare.

Du kan söka på en exakt e-postadress, till exempel n.n.@gmail.com, men du kan även trunkera din sökning, till exempel *gmail.com eller n.n.*. Det går dessutom att vänster- och högertrunkera samtidigt, vilket rekommenderas om ni brukar skriva in två olika e-postadresser i samma fält (nn@gmail.com;nn@hotmail.com).

I listrutan för SMS kan du söka låntagare med sms-aktiverade telefonnummer, alternativt låntagare som inte har aktivt sms. Från träfflistan erbjuds möjlighet att skicka sms om sökning gjorts på det första alternativet. Se Utskick längre ner under träfflista. 


I panelen Adress kan du söka låntagare med ett visst postnummer (med eller utan mellanslag), riktnummer eller en viss ort i sin låntagarinformation. Du kan trunkera din sökning i dessa fält med tecknet *.

Panelen Krav använder du för att söka på låntagare som fått ett visst kravsteg, och där kraven inte gått vidare till nästa kravsteg. Du kan även kombinera detta med att ange datum för när detta skedde. Om du vill ange datum måste du först ange vilket kravsteg det gäller. Här har du möjlighet att söka på Restkravlista för definierade kravdatum. Utskrifter av Restkravlista under Nya utskrifter ger alltid en ackumulerad lista.

I panelen Intervall kan du söka på låntagare med ett visst födelsedatum, på datum för när låntagarinformationen skapades, på låntagarkontots giltighetstid, en viss skuldstorlek (på den egna konto-organisationen) samt Skulddatum.

Om du anger födelsedatum i det vänstra fältet för Födelsedatum innebär det att du söker på låntagare som är födda detta datum eller senare.
Om du anger ett datum i det vänstra fältet för Skapade innebär det att du söker på låntagarinformation som skapades detta datum eller senare.
Om du anger ett datum i det vänstra fältet för Giltig till innebär det att du söker på låntagarkonton som är giltiga till och med detta datum eller senare.
Om du anger en summa i det vänstra fältet för Skuldstorlek innebär det att du söker på låntagare med en lika stor eller större skuld.

Om du i stället gör motsvarande inmatningar i de högra fältet får du träff på låntagare som är födda samma datum eller tidigare, låntagarinformation som skapats detta datum eller tidigare,konton som är giltiga till och med detta datum eller tidigare, låntagare med samma skuldsumma eller mindre samt skulder som skapats detta datum elelr tidigare.

Du kan även välja att ange värden i både de vänstra och högra fälten.

I panelen Övrigt kan du söka på Ändringskod (om biblioteket har avtal om låntagaruppdateringar, till exempel via SPAR) med hjälp av listrutorna.

I listrutan Meröppet söker du fram låntagare som har tilldelats/inte har tilldelats meröppet-behörighet (för tilläggsmodulen Meröppet).

I listrutan Utskick kan du söka fram låntagare som accepterar allmänna utskick i Arena eller BOOK-IT PUB.

I listrutan Hämtställe visas alla enheter inom konto-organisationen, och här kan du söka fram de låntagare som har valt eller tilldelats ett specifikt hämtställe i Arena eller BOOK-IT PUB.

I samma panel kan du söka på inaktiva låntagare, dvs låntagare som inte utfört någon transaktion, inte loggat in i Arena/BOOK-IT PUB eller använt Netloan (tilläggsmodul) under det antal dagar som du anger i inmatningsfältet som tänds när du markerar kryssrutan Inaktiv. Med kryssrutan Aktiv markerad söker du fram låntagare som har gjort något av det ovan beskrivna.

Sedan följer några kryssrutor: 
Har signal
Har målsman - här söker du fram de barnkonton som har en koppling till målsman. Läs mer i funktionsbeskrivningen Barn blir vuxen
Har aktiv reservation
Saknar konto. Denna kryssruta markerar du när du vill söka fram låntagare där inskrivning har påbörjats och konto ännu inte skapats (härstammar från OPAC Ny låntagare).

De olika alternativen kan kombineras på en mängd olika sätt beroende på vad på vad som skall sökas ut.

När du har angett det du vill söka på klickar du på Sök
Om du vill börja om med en ny sökning klickar du på Rensa (funktionstangent F7).
Om du vill komma till träfflistan klickar du antingen på knappen Träfflista, på fliken Träfflista eller med tangenterna Ctrl+2 .

 

Träfflista

Träfflistan är en uppräkning av de låntagare du har fått träff på. Varje träff presenteras på en separat rad, med en mängd uppgifter om låntagare. För att kunna se all information på en rad ska du använda rullningslisten nedanför träfflistan, och dra den åt höger.

Valbara kolumner. Om du högerklickar på en kolumn och väljer Dölj/visa kolumner alternativt trycker ner funktionstangenten F9 kan du påverka vilka kolumner som ska visas i fönstret Dölj/visa kolumner. Avmarkera de kolumner du inte vill ha med i träfflistan och klicka på SparaDenna inställning sparas per användare och gäller tills du gör ett annat val eller klickar på Återställ.

Om du vill återställa standard-ordningen ska du gå in på Dölj/visa kolumner och klicka Återställ och sedan Spara

Om sökningen resulterar i en lång träfflista kan du bläddra framåt en sida i taget med Page Down och bläddra bakåt med Page Up. Du kan också använda rullningslisten till höger för att snabbt ta dig fram i träfflistan.


Du kan också välja sorteringsordning genom att klicka på önskad rubrik, till exempel Förnamn för att få träffarna sorterade alfabetiskt efter förnamn. Klickar du på Förnamn en gång till sorteras listan i omvänd ordning.Om träfflistan är längre än 50 rader måste du först klicka på knappen Hämta alla.

Du kan  markera de låntagare du är intresserad av för att sedan fortsättningsvis arbeta med dessa. För att markera låntagare som står i en följd: håll nere Shift och klicka på den första respektive sista låntagaren. För att markera enstaka låntagare: håll nere Ctrl och klicka på önskade låntagare.

Du kan skriva ut en lista över alla eller några av de låntagare du fått fram i träfflistan. Du kan till exempel använda listan som körlista till Boken kommer-låntagare. Markera de låntagare som ska skrivas ut. Om alla låntagarna i träfflistan skall skrivas ut låter du dem vara omarkerade. Klicka sedan på Skriv ut. Knappen Skriv ut ger en formaterad utskrift, där låntagarens namn & id, gatuadress, postadress samt eventuell kommentar skrivs ut på egna rader. Qtrl+P skriver ut i träfflisteformat.

Från träfflistan är det möjligt att till exempel kontrollera och ändra i enskilda låntagares låntagarinformation genom att markera en rad och sedan klicka på figurikonen, alternativt kan du dubbelklicka på en av raderna.

För att  göra någon form av förändring av låntagarna i träfflistan  börjar du med att markera dem som ska ändras. Om alla låntagarna i träfflistan skall ändras låter du dem vara omarkerade.

Ange därefter ändringsvillkoren med hjälp av listrutorna Låntagarkategori, Låntagargrupp, Enhet/skola, Klass, Extra 1, Extra 2, Övertidsvarning , Meröppet (Läs mer i funktionsbeskrivningen Meröppet, tilläggsmodul), Giltig till för kontot och/eller Hämtställe.
Klicka på Ändra lånt. Du kan göra ändringar med hjälp av flera listrutor samtidigt.

Om du har sökt på låntagare med sms-aktiverat telefonnummer aktiveras knappen Skicka sms. Klickar du här öppnas en ruta där du kan skriva in ditt sms-meddelande. För varje tecken eller mellanslag du skriver visas antal tecken. Håll meddelandet kort för att inte riskera att skicka dubbla sms.

Om du har sökt på låntagare med aktiv e-postadress aktiveras knappen Skicka e-mail . Klickar du här öppnas ditt ordinarie e-postprogram. Tänk på att det inte är en e-postadress i BOOK-IT som blir avsändare.
Det kan vara klokt att kopiera av adressfältet och välja att klistra in låntagarnas adresser i Hemlig kopia. Om antalet tecken i den samlade mängden e-postadresser överstiger 1500 tecken så öppnas inte e-postklienten, istället får man upp alla e-postadresser i en dialogruta där du markera och använda klipp och klistra-funktionen i Windows.

Knappen Adressetikett kan användas om det finns en specificerad layout för adressetiketter i grunddatafönstret Adressetiketter, och om motsvarande inställningar är gjorda i grunddatafönstret Etikettinställningar, där bland annat etikettskrivare måste vara definierad.

Du kan ta bort skulder från en mängd låntagare. Välj ut de låntagare som skall ändras genom att markera dem. Klicka därefter på Ta bort skuld.

Du kan även lägga till ett meddelande på en mängd låntagare genom att markera dem och klicka på Meddelande. Därefter öppnas fönstret för att lägga till ett meddelande. Välj gul signal och skriv in ditt meddelande i fältet Text. Markera kryssrutan Visa externt om du vill att låntagarna ska kunna läsa meddelandet i Arena eller BOOK-IT PUB . Bekräfta med OK eller klicka på Avbryt.

Vid varje förändring av den här typen får du alltid en varning att du kommer att ändra x antal låntagare, och du måste också svara ja eller nej på frågan om du vill fortsätta.

För att ta bort lånekort och låntagarkonto markerar du de låntagare som skall tas bort och klickar på Ta bort lånt.

Om aktuella låntagare har lån, skulder, krav, spärrade lånekort eller reservationer visas en dialogruta med fråga huruvida låntagarna ska tas bort fastän det finns lån/skulder/reservationer/ krav/spärrade lånekort. Här har du möjlighet att markera om låntagare med spärrade kort och/eller krav ska tas bort.
Om du svarar Ja återlämnas lånen och exemplaren gallras, skulderna/krav/spärrade lånekort raderas, och reservationerna tas bort. Röd signal eller räkning förhindrar inte borttagning av låntagare, däremot går det inte att ta bort låntagare med inkassoärende förrän detta har avslutats i fönstret Räkningar. Låntagare som har fjärrlån tas inte bort. Om låntagaren är aktiverad på annan konto-organisation så tas inte låntagarkontot bort.

Klicka på Spara när du är klar om du vill behålla fönstret öppet. Klicka på OK när du är klar om du vill spara ändringen och stänga fönstret.

Ej uppdaterade

I fliken Ej uppdaterade presenteras de låntagarposter som av någon anledning inte gick att ändra eller ta bort. Dessa presenteras med låntagarid, namn och en anledning till att de inte gick att uppdatera - en felbeskrivning.

För att komma till låntagarinformationen markerar du den aktuella raden och klickar på Låntagare....

Fliken Ej uppdaterade är inte aktiv om alla ändringar gick att genomföra.

Klicka på Spara när du är klar om du vill behålla fönstret öppet. Klicka på OK när du är klar om du vill spara ändringen och stänga fönstret.