Mängd katalogposter

Introduktion
Söka ut poster
Bearbeta poster

Genvägar:

Introduktion

Mängd katalogposter ger dig möjlighet att söka ut och förändra innehållet i många katalogposter på en gång. Det kan till exempel handla om att lägga till, förändra eller ta bort information i ett visst fält. Du kan också använda fönstret för att ta bort poster eller skicka upp dem för omindexering till BOOK-IT PUB/Axiell Arena om du gjort ändringar i några parametrar som kräver detta (exempelvis ändrat regler i fönstret Adminstration|Grunddata|Webb|Medieklasser)

Mängdhanteringen omfattar endast katalogposterna i databasen. Använd funktionen Mängd exemplar om du vill utföra en heltäckande förändring av beståndet av exemplar i något avseende.

För att kunna göra ändringar i katalogposterna krävs s k ändringsfält. Varje bibliotek väljer själva vilka marcfält som ska vara tillgängliga för ändringar i Mängd katalogposter. Dessa fält väljs i grunddatafönstret Administration|Grunddata|Katalog|Ändringsfält.

Innan du gör ändringar i katalogposter rekommenderas att du gör dig bekant med systemets rutiner för ändringar i de sk skyddade och oskyddade fält. Läs mer om detta i avsnittet Avvisade katalogposter. 

Söka ut poster

När du söker i Mängd katalogposter kan du använda de kvalifikatorer, booleska operatorer och andra söktekniker som fungerar i ExpertsökEn sökfråga får innehålla högst 2000 tecken. Begränsande inställningar i fönstrets vänstra del kan också användas. Se avsnittet om inställningar i avsnittet Expertsök

Med kryssrutorna Poster under given period, Utan bestånd/order, Avslutade fjärrlån, OAI eller Oauktoriserade begrepp följer vissa begränsningar i utsökningsmöjligheterna. Se följande avsnitt.

Poster under given period
Denna kryssruta ska du använda om önskar ta fram poster som laddats in eller uppdaterats i databasen under en viss period. Du behöver ange från-och-med-datum och till-och-med-datum i formatet ÅÅÅÅMMDD. Denna sökning kan också kombineras med en sökfråga, till exempel lr/ob för att få fram poster som beskriver e-böcker och andra onlineresurser importerade eller uppdaterade under en viss period.

För poster under given period kan du komplettera utsökningen med Katalogposttyp under Inställningar. Välj den eller de typer som önskas. För en beskrivning av de olika typerna, se grunddatafönstret Katalogposttyper Dock kan inga andra begränsningar under Inställningar göras. 

Utan bestånd/order
Använd denna kryssruta för att söka upp tomma katalogposter (dvs. poster som saknar bestånd av exemplar eller positiv exspektans). Kombieras med ett till-och-med-datum som betyder att posterna ska ha laddats in i databasen till och med det datum som anges.

För poster utan bestånd/order(sk "tomma katalogposter) kan du komplettera utsökningen med Katalogposttyp under Inställningar. Välj den eller de typer som önskas. För en beskrivning av de olika typerna, se grunddatafönstret Katalogposttyper Dock kan inga andra begränsningar under Inställningar göras. 

Avslutade fjärrlån
Söker fram avslutade fjärrlånebeställningar som avslutats till och med det datum som anges.

OAI
Söker fram poster som gjorts tillgängliga för hämtning av en OAI Harvester. Läs mer om OAI i avsnittet Katalogisera, via mallar.

Oauktoriserade begrepp
Denna sökning kan kombineras med importdatumintervall och sökfråga och används för att söka fram poster som innehåller begrepp som inte är validerade enligt de auktoritetsdatabaser som är aktiva i fönstret Administration|Grunddata|Katalog|Extern auktorisering 

Om du har gjort en sökning som verkar ta för lång tid att verkställa finns möjlighet att avbryta sökningen med stopp-knappen.

Sökresultat

Antalet träffar i sökningen ser du i fliken Sökhistorik. Träfflistan hämtar du på vanligt sätt, genom att trycka på Retur/klicka på Träfflista/trycka ctrl+2 på tangetbordet

Observera! Arbeta helst med upp till 4000 poster i taget för att undvika hängningar i fönstret. Om din träffmängd överstiger detta antal träffar är det bra om du kan dela upp sökningen i flera omgångar.

Bearbeta poster

Om du vill titta närmare på vissa poster kan du gå till fliken Katalogpost (klicka eller ctrl+3)

Du kan antingen arbeta med alla träffarna i sökresultatet eller välja ut vissa av dem. 

  • För att markera titlar som står i en följd: håll nere Shift, och klicka på den första titeln och sedan den sista titeln. Samtliga titlar däremellan blir då också markerade.
  • För att markera enstaka titlar: håll nere Ctrl och klicka på önskade titlar. 
  • För att bearbeta alla poster behöver du inte markera men om träfflistan innehåller mer än 50 titlar måste du klicka på knappen Hämta alla innan du verkställer ändringarna.

Ange nu vilken typ av förändring du vill göra. Längre ner på denna sida kan du läsa mer detaljerade insruktioner om de olika typerna av förändringar.

Lägg till i fält innebär att du skapar ett nytt fält för de aktuella posterna eller kompletterar dem med ytterligare information i ett redan befintligt fält.

Uppdatera i fält innebär att du ändrar ett visst innehåll i de utpekade titlarna.

Ta bort i fält innebär att du tar bort ett visst innehåll ur de aktuella posterna.

Ta bort fält innebär att du tar bort innehåll ur de aktuella posterna utan att behöva ange vad det består av.

Ta bort post/er innebär att du tar bort de aktuella posterna. Bara de titlar som saknar kopplingar till exemplar, order inom ramen för Inköp eller reservationer kan tas bort.

Lägg till OAI innebär att du låter valda poster vara tillgängliga för sk OAI harversters.

Ta bort OAI innebär att du avmarkera posterna från att vara tillgängliga för OAI harversters.

Lägg till fiktivt bestånd innebär att du knyter poster till din organisation - utan att registrera några exemplar. Används främst för att e-böcker och andra onlineresurser och artiklar ur tidskrifter mm. 
Fiktivt bestånd är nödvändigt för att dessa poster ska visas i Arena/BOOK-IT PUB.

Ändra katalogposttyp. Se särskild anvisning om katalogposttyper

Ta bort post/er innebär att du tar bort katalogposter ur systemet.

Omindexera post används till att skicka upp posten/posterna för omindexering i BOOK-IT PUB/Arena då dessa har ett eget index. 

Exportera används för att ta ut posterna i en fil i syfte att dela med sig av dem till andra system, te x andra bibliotek.

Kopiera post/er används för att kopiera poster i mängd. 

Auktoritetskontroll används då man vill om-auktorisera posterna mot de databaser som är aktiverade i fönstret Administration|Grunddata|Katalog|Extern auktorisering

Efter varje helt genomförd bearbetning visas meddelandet Uppdatering utförd. Detta visas oberoende av resultatet, dvs. utan hänsyn till om posterna ändrats eller ej utan har syftet att meddela att körningen är klar.

När man arbetar med riktigt många poster (=flera tusen) kan bearbetningen ta ganska lång tid.

OBS! Du kan inte avbryta eller ångra en bearbetning. Fönstret har ingen spara-knapp utan ändringarna sparas så snart de är gjorda.

 

Instruktioner för varje typ av bearbetning

Lägg till i fält

Om du vill lägga till ny information, markera radioknappen Lägg till i fält (1) och fortsätt sedan med att välja ett eller flera ändringsfält (2) i vilka uppgifterna ska läggas till. 

Skriv sedan in den aktuella informationen i inmatningfältet. (3)



Klicka sedan på Uppdatera (om du markerat en delmängd) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan). Du kan sedan, om du vill, kontrollera resultatet genom att titta på någon eller några titlar i fliken Katalogpost. De nya uppgifterna blir sökbara först nästa dag, men visas omedelbart.

Du bör alltid kontrollera om några poster hamnat i fliken Ej uppdaterade! Om så är fallet (fliken öppnas automatiskt) har uppdateringen på något sätt brutit mot grundreglerna för poster i basen. Det kan t ex gälla otillåtna indikatorer för något fält eller ej tillåten upprepning av ett fält eller ett delfält.

Kontrollen mot grundreglerna görs helt oberoende av de ändringar du utfört i Mängd katalog. Det betyder att de felaktigheter som systemet upptäcker vara lagrade i basen långt innan det aktuella regelverket utvecklades vilket betyder att posterna kan hamna i Ej uppdaterade av andra orsaker än den ändring du utfört. 

Om post(er) hamnat i fliken Ej uppdaterade, markera den eller dem (en i taget) och ta del av felmeddelandet i informationsfältet i den nedre delen av fönstret.

Klicka eventuellt på Katalogisera, fritt eller Katalogisera, via mallar... för manuell rättning av post.

Uppdatera i fält

Om du vill ändra befintlig information i en mängd poster väljer du radioknappen Uppdatera i fält. (1)

I denna rutin finns två inmatningsfält för varje ändringsfält. I det vänstra (2) anger du det begrepp eller den textsträng som skall ersättas och i det högra (3)det nya begreppet.


En markering i kryssrutan Exakt innebär att bara de uppgifter som exakt svarar emot det begrepp du skrivit in i det vänstra inmatningsfältet kommer att påverkas.

Exempel: begreppet ADB-frågor kan ändras till IT-frågor bara om begreppet ADB-frågor (med förekommande versaler!) anges i det vänstra fältet, inte om du nöjer dig med att skriva in ADB eller väljer varianten adb-frågor.

Om du vill matcha delar av begrepp mot varandra skall du avmarkera kryssrutan Exakt. Du måste välja versaler och gemener som de uppträder i posterna. Exempel: du ändrar begreppet Malmöhus län till Skåne län i ett antal poster genom att avmarkera kryssrutan Exakt och sedan ange Malmöhus i det vänstra fältet och Skåne i det högra fältet.

Viktigt: om det begrepp du vill ersätta uppträder mer än en gång i det aktuella fältet (Exempel: 690__$cMalmöhus län$cMalmöhus länsförvaltning) måste rutinen upprepas för de följande förekomsterna.

Observera att du måste se till att de kombinationer av fält, delfält och indikatorer som bygger upp ändringsfälten överensstämmer med motsvarande kombinationer i de poster du arbetar med. 
Exempel: om ett ändringsfält för ämnesord utgörs av kombinationen 690__$c kan endast de ämnesord ändras som lagrats i basen med hjälp av samma fält, delfält och indikatorer. Om det behövs får du lägga upp ytterligare ändringsfält i  Ändringsfält.

Viktigt om ändring av objektkod*:
Om din ändring avser objektkoder: observera att du för enställiga koder (exempelvis: A) måste ange den aktuella koden följt av ett mellanslag.

Exempel:

  • Om du vill ändra objektkod A till X ska du ange A+blanksteg i det vänstra fältet och X+blanksteg i det högra.
  • Om du vill ändra objektkod LR till Y ska du ange LR i det vänstra fältet och Y+blanksteg i det högra.
  • Om du vill ändra objektkod A till XA ska du ange A+blanksteg i det vänstra fältet och XA i det högra.

Verkställ ändringen av posterna genom att klicka på Uppdatera (för markerade poster) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan) och vänta tills meddelandet Uppdatering utförd visas.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

*Objektkod finns i pos 2-3 i fält 886 och 887 och används endast i formatet BTJMARC1

Ta bort i fält

Om du vill ta bort, utan att ersätta, befintlig information i en mängd poster väljer du radioknappen Ta bort i fält

Välj ändringsfält och skriv in det eller de begrepp som skall tas bort från posterna. Det går bara att ta bort begrepp som exakt matchas mot det som finns i posterna, vilket innebär att du inte kan ta bort bara delar av fraser eller textsträngar.

Klicka sedan på Uppdatera (om du markerat en delmängd) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan). Du kan sedan, om du vill, kontrollera resultatet genom att titta på någon eller några titlar i fliken Katalogpost. De nya uppgifterna blir sökbara först nästa dag, men visas omedelbart.

Viktigt: om det begrepp du vill ta bort uppträder mer än en gång i det aktuella fältet måste rutinen upprepas för de följande förekomsterna.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

Ta bort fält

Om du vill, alldeles oavsett innehåll,  ta bort befintlig information i en mängd poster väljer du radioknappen Ta bort fält.

Välj det fält du vill ta bort i rullgardinsmenyn med ändringsfälten. Klicka sedan på Uppdatera (om du markerat en delmängd) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan). Du kan sedan, om du vill, kontrollera resultatet genom att titta på någon eller några titlar i fliken Katalogpost. De nya uppgifterna blir sökbara först nästa dag, men visas omedelbart vilket i detta fall betyder att du fram tills nästa dag fortfarande kan söka på innehåll i de borttagna fälten.

Hela fältet tas bort rakt av oavsett vilka delfält som förekommer. Exempel: om du väljer att markera ändringsfältet Lokala ämnesord, bakom vilket kombinationen 690__$c döljer sig, försvinner ALLT innehåll i fält 690, även eventuell information i t ex 690 e, 690 f och 690 l. Även eventuella upprepningar av det borttagna fältet kommer att tas bort.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

Ta bort poster

Om du helt vill ta bort en mängd poster väljer du radioknappen Ta bort post/er. Bara de titlar som saknar exemplar, exspektans eller reservationer kan tas bort.

Verkställ borttagningen av posterna genom att klicka på Uppdatera (för markerade poster) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan) och vänta tills meddelandet Uppdatering utförd visas.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

Lägg till OAI

Välj radioknappen Lägg till OAI om du önskar tillgängliggöra poster inom ramen för Open Archives Initiative, ett samarbete som syftar till fritt utbyte av dokument på Internet.

Formatet XML/DC utgör den plattform för standardiserade metadata som skapas av systemet när du markerar kryssrutan och uppgifterna kan sedan, helt automatiskt, samlas in och indexeras av s k harvesters. Exempel på OAI-dokument: akademiska avhandlingar, examensarbeten, etc. Läs mer om OAI i avsnittet Katalogisera, via mallar.

Verkställ tillägget av OAI genom att klicka på Uppdatera (för markerade poster) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan) och vänta tills meddelandet Uppdatering utförd visas.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

Ta bort OAI

Välj radioknappen Ta bort OAI m du vill bryta kopplingen mellan poster i basen och samarbetet inom Open Archives Initiative.

Verkställ resningen genom att klicka på Uppdatera (för markerade poster) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan) och vänta tills meddelandet Uppdatering utförd visas.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

Lägg till fiktivt bestånd

Välj denna radioknapp om du vill skapa fiktivt bestånd, dvs. knyta poster till din organisation utan att registrera några exemplar. Används främst för att e-böcker och andra onlineresurser och artiklar ur tidskrifter mm. 

Fiktivt bestånd är nödvändigt för att dessa poster ska visas i Arena/BOOK-IT PUB.

Välj den kontoorganisation som det fiktiva beståndet ska ligga på, alternativt även enhet och avdelning inom organisationen om du önskar. Om du lägger på fiktivt bestånd för e-medier kan det vara lämpligt att kryssa i rutan Nyutgiven. Detta gör att titlarna kommer med på nyhetslistor av typen Nyförvärv, nya media. Detta är också avgörande för att dynamiska listor över nyinköpt material i Arena ska fungera. Endast e-medier vars fiktiva bestånd är av typen Nyutgiven kan komma med på listorna. 


Verkställ tillägget av fiktivt bestånd genom att klicka på Uppdatera (för markerade poster) eller på Uppdatera alla (för alla poster i träfflistan) och vänta tills meddelandet Uppdatering utförd visas.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

Ändra katalogposttyp. 

Se särskild anvisning om katalogposttyper

Omindexera post

används till att skicka upp posten/posterna för omindexering i BOOK-IT PUB/Arena då dessa har ett eget index. Omindexering i mängd används främst vid ändringar i regelverk för medieklasser i BOOK-IT PUB/Arena eller om en viss placering eller avdelning som tidigare varit dold från publik visning ska börja visas.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning ovan (under rubriken Lägg till i fält.)

Exportera

Denna funktion används för att ta ut posterna i en fil i syfte att dela med sig av dem till andra system, te x andra bibliotek. När radioknappen Exportera markeras ska överföringsformat väljas i en listruta. Tillgängliga format är ISO2709, XML eller Radformat. Efter att du valt format och klickat på Exportera (vald/a titlar) eller Exportera alla ska du välja en plats på din dator eller nätverk att spara din fil på. När exporten är klar medddelar BOOK-IT detta med en dialogruta som lyder Exporten klar.

Ta hand om eventuella poster som hamnat i fliken Ej uppdaterade enligt anvisning under Lägg till i fält.

Auktoritetskontroll

Auktoritetskontroll används då man vill om-auktorisera posterna mot de databaser som är aktiverade i fönstret Administration|Grunddata|Katalog|Extern auktorisering

OBS! Denna bearbetning tar mer tid i anspråk än övriga. 

Kopiera post/er

Kopiorna kan sedan skiljas från ”originalen” med hjälp av registreringsdatum i fält 008. Sök t ex på 1705016/rd för att söka upp poster skapade (genom nykatalogisering eller kopiering) den 16 maj 2017.

Lokal ändring

Om du vill att systemet skall uppmärksamma att du gjort ändringar i de s k oskyddade fälten ska du markera kryssrutan Lokal ändring. Detta innebär att en eventuell nyimport av någon av de berörda posterna tas omhand och hamnar i fönstret Avvisade katalogposter. Ändrar du endast i skyddade fält behöver du inte bry dig om denna kryssruta.

Väljer du att inte markera kryssrutan Lokal ändring när du ändrar i oskyddade fält riskerar din lokala information att bli  överskriven om posten uppdateras av t ex BURK eller LIBRIS.

Oskyddade fält är normalt alla fält utom 596, 655, 690, 691 och 695 i BTJMARC1 och 596, 653 och 691 MARC21 men lokala varianter kan förekomma.