Mängd Exemplar

Göra utsökning
T
räfflistan
Ändra mängd exemplar

Göra utsökning

Gör så här för att söka en Mängd Exemplar.
1. Välj Katalog i huvudmenyn
2. Välj Mängd Exemplar

Fönstret Mängd Exemplar består av tre flikar; Sökning, Träfflista och Ej uppdaterade.

I fliken Sökning gör du själva utsökningen av ett visst material. Det finns olika sätt att söka ut en mängd exemplar på. Du kan t ex göra en sökning på samma sätt som i Expertsök i fältet Sökfråga och/eller kan du skapa villkor med hjälp av alternativen i listrutorna. De olika alternativen kan kombineras på en rad olika sätt beroende på vilka exemplar du vill lyfta fram.

Sökning på enhet. Med Ägande (enhet) avses en enhet till vilken man gjort standardlokalisering av exemplar. Med Boende (på enhet) avses en enhet som vid det aktuella tillfället hyser exemplar, inklusive exemplar som fått tillfällig lokalisering. Om du inte använt dig av tillfällig lokalisering kommer sökning på Ägande och Boende att ge samma resultat.

För att få fram hur många ex en enhet äger (motsvarar variabeln Exemplar i statistiken) så måste inställning göras på Ägande.

Observera att sökning i sökfältet med /av eller /aav ger totala antalet exemplar kopplat till titlarna man får fram via sökningen.

Placering. Används för att söka efter exemplar med en viss placering.

Cirkulationskategori. Om du vill göra en utsökning utifrån en särskild cirkulationskategori väljer du inställning för det i denna listruta.
Inställningen Inget värde gör det möjligt att söka efter exemplar som saknar cirkulationskategori.

Status. Om du vill göra en utsökning utifrån en särskild status väljer du inställning för det i denna listruta. I fälten Statusintervall kan du komplettera med datum för senaste statusändring. Om du anger ett datum endast i det vänstra fältet innebär det att du söker fram exemplar som fått denna statusangivelse angivet datum eller senare. Om du anger ett datum endast i det högra fältet innebär det att du söker fram exemplar som fått denna statusangivelse angivet datum eller tidigare. Inställningen Inget värde gör det möjligt att söka efter exemplar som saknar statusangivelse.

Kravsteg. Om du vill göra en utsökning utifrån ett visst kravsteg väljer du inställning för det i denna listruta. I fälten Kravintervall kan du komplettera med datum för kravutskriften.
Om du anger ett datum endast i det vänstra fältet innebär det att du söker fram exemplar som genererats på detta kravsteg angivet datum eller senare. Om du anger ett datum endast i det högra fältet innebär det att du söker fram exemplar som skrivits ut på detta kravsteg angivet datum eller tidigare. Observera att motsvarande kravsteg inte visas i exemplarinformationen resp. i låntagarinformationens Signal-flik förrän de generade kraven har skrivits ut/skickats i Nya utskrifter/Utskick.

Avvikande lånetid. Används för att söka efter exemplar med avvikande lånetid.

Avvikande hylla. Används för att söka efter exemplar med ett visst avvikande hyllsignum. Observera att detta är enda sättet att söka på avvikande hylla, och du måste skriva exakt som signum har angivits, med versaler och gemener. Om du ska söka på ordinarie hyllsignum ska du istället använda dig av inmatningsfältet Sökfråga, där du använder samma sökmetoder som i Expertsök.

Lokaliseringsdatum. Används för att söka fram senaste lokaliseringsdatum, i intervall eller endast med ett av fälten fr.o.m. eller t.o.m. Kryssrutan Endast nyförvärv avgränsar resultatet till de exemplar som lokaliserats med lokaliseringstypen Nyförvärv.
 
Antal inaktiva dagar. Används för att få fram en träfflista med exemplar som varit inaktiva (inte blivit utlånade) under ett visst antal dagar, och som används t ex som underlag vid gallring. 

Antal lån. Används för att söka fram exemplar som haft lägst det angivna antalet lån.

Placeringstyp. Om modulen Flytande lokalisering är aktiverad visas sökfältet för Placeringstyp.

Exemplartyp. I den högra delen av fönstret finns listrutan Exemplartyp. De exemplartyper du kan söka bland är följande:

Avvikande. De nummer i periodika-modulen som har en avvikelse inskriven (innan exemplaret har anlänt).

Elektroniskt. Elektroniska exemplar skapas vid lån av e-media via eHUB (tilläggsmodul). Exemplaren försvinner då lånetiden löper ut.

Fiktivt. Fiktivt exemplar skapas om man vid katalogisering av t ex tidskriftsartiklar markerar kryssrutan Fiktiv för att skapa ett fiktivt bestånd och knyta det till sin kontoorganisation, en enhet eller en enskild avdelning. Exemplartypen markeras med R i Expertsöks beståndsflik.

Fjärrlånat. Fjärrlånat exemplar skapas vid ankomstregistrering av fjärrlån. Exemplartypen markeras med F i Expertsöks beståndsflik.

Knutet. Används ej

Standard. Exemplartypen Standard står för exemplar som är lokaliserade. Exemplartypen saknar markering i Expertsöks beståndsflik.

Tillfälligt.  Tillfälligt exemplar skapas vid utlån av exemplar som inte är lokaliserat. Exemplartypen markeras med T i Expertsöks beståndsflik.

Förvalt värde är exemplartypen Standard.

Sökning på lokaliseringstyp, transaktionsstatus, mm. I den högra delen av fönstret finns två kolumner med radioknappar.  I den första kolumnen kan du avgränsa sökningen på Vanliga lokaliseringar, Tillfälliga lokaliseringar, Utgångna tillfälliga lokaliseringar samt Finns på betald räkning. Förvalt värde är Alla.

Finns på betald räkning innebär exemplar på räkning vars skuld reglerats/tagits bort och som normalt återlämnas och gallras i ett moment (gäller äldre BOOK-IT-versioner, från och med version 8.0 görs sökningen på status Betald räkning).  Knappen är aktiv endast om cirkulationsparametern Räkningar, ersättningsavgifter i låntagarskuld har inställningen 1. I det här skedet är kopplingen mellan exemplar och låntagare borta.

Om modulen Flytande lokalisering är aktiverad visar den första kolumnen också knapparna Flytande samt Flytande utgångna.

Den andra kolumnens radioknappar Alla, På hylla, Utlånade, På väg och Infångade begränsar sökningen med avseende på var exemplaren befinner sig. Radioknapparna är uteslutande. Vill du göra en heltäckande sökning markerar du radioknappen för Alla.

Radioknappen Utlånade måste vara vald för att vissa funktioner ska kunna aktiveras. Läs om detta här nedan:

Om alternativet Utlånade är valt markeras kryssrutan för Öppen lånetid. Genom att markera den söker du fram alla exemplar som är utlånade med öppen lånetid, och i träfflistan presenteras då exemplarens förfallodatum inom parentes. 

Sökning på låntagarkategori och/eller låntagargrupp. Om alternativet Utlånade är valt aktiveras listrutorna Låntagarkategori, Låntagargrupp, Enhet/skola, Klass och Förfallodatum. Detta ger dig möjlighet att få fram alla lån som t ex en hel klass har.

Om du inte skriver något i fältet för förfallodatum listas alla pågående lån, väljer du ett förfallodatum (i formatet ÅÅÅÅMMDD) listas endast lån som förfaller tidigare än detta datum.

Dessa lån kan du sedan låna om samt generera krav för i fliken Träfflista. Se nedan.

Alternativet På väg  tar fram alla exemplar med denna status (inkluderar infångade exemplar under transport till annan enhet). Detta kan användas till att söka upp exemplar som fastnat på annan enhet än den ägande. Ange ägande enhet, markera radioknappen På väg för att ta fram alla exemplar som ägs av den valda enheten men står som På väg från andra enheter. Du har också möjlighet att specificera enhet där exemplaren återlämnades. 

PV Nyförvärv söker fram alla exemplar som aldrig återlämnats efter lokalisering och där man valt att inte markera att exemplaret är "Klart för hylla". 

För att det ska vara möjligt att söka på denna så ska följande vara uppfyllt:
Aldrig återlämnad/ej infångad
Ej utlånad
Ej fiktiva eller avvikande exemplar
Kryssrutan Visa lokaliserat ej återlämnat material som tillgängligt ska inte vara vald på användaren.

För att knappen Ta bort PV nyförvärv ska vara klickbar i fliken för träfflistan måste man gjort sökningen på PV nyförvärv.

I fliken Träfflista kan du sedan ta bort denna status från de framsökta exemplaren. När detta görs följande:
Senaste återlämningsdag blir dagens datum
Cirkulationsställe blir det cirkulationsställe som har lägst id, dvs det som man skapat först för den enhet som exemplaret är lokaliserat till.


Sökning på titelinformation. I fältet Sökfråga söker du på samma sätt som i Expertsök. Därmed kan du exempelvis trunkera dina villkor och använda dig av kvalifikatorer för att begränsa sökningen till bara de katalogposter som är berörda av din utsökning av exemplar.

När du gjort dina val trycker du på Retur eller klickar på Sök...

Resultatet redovisas i fliken Träfflista (se nedan)

Om du skrivit något i fältet Sökfråga visas både antalet titlar som ger träff på sökfrågan, samt antalet exemplar. Antalet titlar som redovisas utgår från de inställningar som du gjort för enhet, avdelning och placering, medan antalet exemplar även innefattar övriga inställningar, t ex för cirkulationskategori och På hylla.
Observera att sökning i sökfältet med /av eller /aav ger totala antalet exemplar kopplat till titlarna man får fram via sökningen. Om du vill begränsa dig till en viss enhets/avdelnings exemplar ska du hellre ställa in Ägande eller Boende uppe till vänster för att inte få med alla enheters exemplar.

Om du inte använder fältet Sökfråga visas endast antal exemplar.

Sökning på etikett. Markera kryssrutan Sök på etikett. Läs in de exemplarnummer du önskar få en samlad utsökning av. Om du knappar in exemplarnumren manuellt ska du avsluta varje nummer med en tryckning på Enter. Verkställ utsökning av mängden etiketter med knappen Sök...

Hämta låntagarinfo. Markera denna kryssruta om du vill att träfflistan ska innehålla vem som eventuellt har lånat exemplaren.

 

Exempel 1:
För att söka ut alla exemplar på huvudbibliotekets barnavdelning som lokaliserats efter 2003 men som inte har varit utlånade på fem år gör du så här: I fältet Lok. datum och Fr.o.m. skriver du in 2003-01-01. I fältet för Inaktiva dagar fyller du i 1825 (=5 x 365 dagar). Därefter väljer du HB- Barn & Unga under Avdelning och kombinera med radioknappen Alla eller välj aktuellt alternativ. Klicka på Sök...

Exempel 2:
För att söka ut alla exemplar på huvudbibliotekets vuxenavdelning som är placerade på magasin och har status Påstås återlämnad gör du så här: Välj HB - Vuxen i listrutan för Avdelning och Magasin i listrutan för Placering. Välj status Påstås återlämnad och kombinera med radioknappen Alla eller välj annat aktuellt alternativ. Klicka på Sök...

Exempel 3:
För att söka ut alla exemplar på Huvudbibliotekets vuxenavdelning som är placerade på tidskriftshylla och som du vet har en avvikande lånetid om 14 dagar gör du så här: Välj HB - Vuxen i listrutan för Avdelning och Tidskrifter i listrutan för Placering. Skriv in 14 i fältet Avvik. lånetid och kombinera med radioknappen Alla eller välj aktuellt alternativ. Klicka på Sök...

Exempel 4:
För att söka ut alla exemplar som är utlånade på HB av låntagarkategorin Talbokslåntagare och vars lånetid förföll för en vecka sedan gör du så här: Välj HB i listrutan för Enhet (observera att även om du söker på avdelning så ges svar per enhet) och markera radioknappen Utlånade. Välj Talbokslåntagare i listrutan för Låntagarkategori och ange förfallodatum en vecka bakåt. Klicka på Sök...

 

Använda träfflistan

Träfflistan är en uppräkning i kortformat av de exemplar du har fått träff på. Varje träff presenteras på en separat rad, med uppgift om Huvuduppslag, Etikettnummer, Lån (totalt antal lån för exemplaret), Boende  (t ex vid tillfällig lokalisering) avdelning – placering – cirkulationskategori – hylla – annan lånetid – giltig till, Ägande avdelning – placering - cirkulationskategori – hylla, Status (både sk beräknad status dvs infångad, på väg etc och manuellt satt status som t ex försvunnen), Datum lokalisering, Datum omlokalisering, Förfallodatum, Publikationsnummer, Extern anmärkning,  Etikettnummer, Anmärkning, Senaste transaktionsdatum (stämplas vid utlån, återlämning - även ej utlånat, omlån och infångning), Flytande lokalisering (kolumnen F) och Placeringstyp (för flytande lokalisering).

Om du tagit fram en träfflista som ska innehålla uppgifter om låntagare (i fliken Sökning, kryssrutan Hämta låntagarinfo) visas också följande kolumner mellan Senaste transaktionsdatum och Flytande lokalisering:
Id, Namn, Kategori, Grupp, Extra 1, Extra 2, Personnummer, Adress.

Om du högerklickar på träfflistans rubriker och väljer Dölj/visa kolumner alternativt trycker ner funktionstangenten F9 dyker det upp en meny där du kan välja vilka kolumner du vill se i träfflistan.

Avmarkera de kolumner du inte är intresserad av att ha med och klicka på Spara. Denna inställning sparas per användare och gäller tills du gör ett annat val eller klickar på Återställ.

 

Ändra mängd exemplar


För att ändra på en mängd exemplar börjar du med att göra en utsökning. Se ovan Göra utsökning

Bläddra. Om sökningen resulterar i en lång träfflista kan du bläddra framåt en sida i taget med Page Down och bläddra bakåt med Page Up. För att detta ska fungera måste någon av träffarna vara markerade. Du kan också använda rullningslisten till höger för att snabbt ta dig fram i träfflistan.

Sortera. Du kan välja sorteringsordning genom att klicka på önskad kolumnrubrik, t ex Hylla för att få träffarna sorterade efter hyllsignum. Men om du får över 50 exemplar i träfflistan måste du förflytta dig till den sista raden innan omsortering är möjlig.

Markera. Du kan i träfflistan markera vilka titlar du är intresserad av och sedan fortsättningsvis arbeta med dessa. För att markera titlar som står i en följd: håll nere Shift och klicka på den första resp. sista titeln.  För att markera enstaka titlar - håll nere Ctrl och klicka på önskade titlar. Om du vill avmarkera något exemplar trycker du på Ctrl samtidigt som du klickar med musen.

Ändra. För att  ändra på en del av exemplaren börjar du med att markera dessa. Om alla exemplar i träfflistan skall ändras låter du dem vara omarkerade. Du avmarkerar ett exemplar genom att trycka på Ctrl samtidigt som du klickar med musen.

Ange det/de värde/värden som exemplaren ska ändras till och klicka på Ändra. Om du vill ta bort avvikande lånetid skriver anger du värdet 0. Om du vill ta bort Hylla skriver du in ett blanksteg.

En dialogruta öppnas, t ex med texten "30 exemplar ska ändras. Vill du fortsätta?" Klicka på Ja eller Nej. Ja är förmarkerat. Därefter får du besked om hur många exemplar som har blivit ändrade. De exemplar som av någon anledning inte har blivit bearbetade hamnar i fliken Ej uppdaterade. Ändringarna sparas automatiskt.

Rensa. Längst ner i fliken Träfflista hittar du listrutorna Cirk.kategori och Status, som  har texten Olika värden när inget värde har angivits, samt inmatningsfälten Avvik. lånetid och Hylla. Vill du ta bort ett angivet värde i inmatningsfälten, klicka på knappen Rensa eller funktionstangenten F7. Observera att beroende på vilken typ av sökavgränsning som gjorts så varierar inmatningsfälten. T.ex. sökning på tillfälliga lokaliseringar ger här inmatningsfältet Giltig till; Sökning på Flytande resp. Flytande utgångna (om modulen Flytande lokalisering är aktiverad) visar listrutan Placeringstyp.

Katalogpost. Öppnar katalogposten för markerat exemplar i Expertsök

Exemplar. Om du vill titta närmare på ett speciellt exemplar, markerar du exemplaret i listan och klickar på Exemplar. Om du vill se exemplarposten för flera exemplar kan du markera dessa i träfflistan och därefter bläddra framåt och bakåt på exemplarpostnivå  med hjälp av pilarna på (Ctrl + pil framåt resp. bakåt).

Låntagare. Om du begärt att hämta låntagarinformation vid utsökningen kan du med denna knapp gå till låntagarposten för aktuellt exemplar.

Reservera. Om du vill reservera i mängd börjar du med att markera aktuella exemplar. Om alla exemplaren i träfflistan skall reserveras så låter du dem vara omarkerade. Du avmarkerar ett exemplar genom att trycka på Ctrl samtidigt som du klickar med musen. Klicka därefter på Reservera. Fönstret för reservera öppnas och du söker fram låntagaren på sedvanligt sätt. Du bör endast göra exemplarreservationer från Mängd Exemplar. Markera radioknappen Exemplarres., och radioknappen Alla om du har markerat flera exemplar i träfflistan.

Omlokalisera. Knappen Lokalisera öppnar fönstret Lokalisera för vidare bearbetning av markerade exemplar.

Återlokalisera. Återlokaliserar tillfälligt lokaliserade exemplar till sin ägande enhet.

Ta bort På väg. Här kan du ändra status På väg om du t ex omlokaliserat ett antal exemplar från enhet till en annan. Detta motsvarar en återlämning till boende enhet. Knappen är endast aktiv om man gjort en utsökning av exemplar På väg. Endast exemplarhistorikens cirkulationsställe och datum uppdateras på exemplaret.

Ta bort PV Nyförvärv. Här kan du ta bort status PV Nyförvärv vilket motsvarar en återlämning på det cirkulationsställe som har lägst id (dvs skapats först)  för den enhet som exemplaret är lokaliserat till.

Hämta alla. Klicka här för att hämta upp alla exemplaren innan du bearbetar en träfflista som innehåller mer än 50 rader.

Skriv ut. Om du vill skriva ut delar eller hela listan ska du markera de titlar du önskar skriva ut, klicka på Skriv ut. Är en titel markerad blir det endast den som skrivs ut. Om du i stället använder Ctrl + P så skrivs markerade exemplar ut med en rad per exemplar.

Gallra. Du har möjlighet att hårdgallra exemplar i mängd. Glöm inte att skriva ut träfflistan innan du gallrar om du vill behålla informationen om vad du gallrat. Du börjar med att markera aktuella exemplar. Om alla exemplaren i träfflistan skall gallras låter du dem vara omarkerade. Du avmarkerar ett exemplar genom att trycka på Ctrl samtidigt som du klickar med musen.

Klicka därefter på Gallra. En dialogruta öppnas med en variant på texten "30 exemplar ska gallras bort. Vill du fortsätta?" Klicka på Ja eller Nej. Ja är markerat. Därefter får du besked om hur många exemplar som har blivit gallrade. Exemplar som finns på betald räkning kan gallras direkt fastän de är utlånade.

Knappen Gallra hårt används om du vill gallra också utlånade exemplar eller exemplar som är det sista infångningsbara för en reservationen. Observera att då tas lånet bort från låntagarposten utan att återlämning sker, vilket innebär att det inte genereras någon skuld på låntagaren. Det går inte att gallra utlånade exemplar med koppling till inkassoärende. 

De exemplar som av någon anledning inte har blivit bearbetade hamnar i fliken Ej uppdaterade. När exemplaren har gallrats tas de automatiskt bort från träfflistan och en dialogruta talar om hur många exemplar som har bearbetats. Observera att till skillnad från när du gallrar inom ramen för Exemplarinformation säger systemet inte ifrån om det är det sista exemplaret som gallras på kontoorganisationen eller överhuvudtaget.

Låna om. Du har möjlighet att låna om i mängd. Du börjar med att markera aktuella exemplar. Om alla exemplaren i träfflistan skall lånas om låter du dem vara omarkerade. Du avmarkerar ett exemplar genom att trycka på Ctrl samtidigt som du klickar med musen. Fyll i önskat återlämningsdatum i fältet Förfallofatum och klicka därefter på Låna om. Observera att omlån nu görs utan hänsyn till det regelverk som satts upp för omlån. Det innebär att exemplaren lånas om oavsett om max antal reservationer uppnått eller om det finns reservationer på titeln eller exemplaret.

1:a påminnelse. Du kan generera 1:a påminnelse, om 1:a krav ännu inte skickats, för de valda exemplaren. Du börjar med att markera aktuella exemplar. Om alla exemplaren i träfflistan skall omfattas låter du dem vara omarkerade. Du avmarkerar ett exemplar genom att trycka på Ctrl samtidigt som du klickar med musen. Utskrift/utskick av genererade krav sker via de ordinarie rutinerna i fönstret Cirkulation - Utskrifter/Utskick.

Observera! Om du saknar knappen Låna om beror det på att restriktionen reloan inte är vald för fönstret Mängd exemplar för den roll din användare har. Om du saknar knappen 1:a påminnelse beror det på att restriktionen reminder inte är vald, eller att ditt bibliotek inte använder sig av kravsteget 1:a påminnelse. Läs mer om restriktioner och behörigheter.

Exempel 1:
Sök ut en mängd exemplar enligt exempel 1 ovan. Skriv först ut en lista över de framsökta exemplaren innan du börjar gallra. Avmarkera alla raderna för att få med hela listan på utskriften. För att endast gallra en del av exemplaren gör du så här: Markera de exemplar du vill gallra. Klicka på knappen Gallra. Svara Ja på frågan om du vill fortsätta. Ändringarna sparas automatiskt.

Exempel 2 :
Sök ut en mängd exemplar enligt exempel 1 ovan.  För att ändra alla exemplaren till status Försvunnen gör du så här: Avmarkera ett exemplar genom att trycka på Ctrl samtidigt som du klickar med musen. Välj Försvunnen i listrutan Status. Klicka på knappen Ändra. Svara Ja på frågan om du vill fortsätta. Ändringarna sparas automatiskt.

Exempel 3:
Sök ut en mängd exemplar enligt exempel 3 ovan. För att ändra alla exemplaren till cirkulationskategorin Tidskrifter gör du så här: Avmarkera ett exemplar genom att trycka på Ctrl samtidigt som du klickar med musen. Välj Tidskrifter i listrutan Cirk.kategori. Ange värdet 0 eller ett blanksteg i Avvik. lånetid om du tidigare har registrerat avvikande lånetid direkt på tidskriftsexemplaren, men nu vill styra t ex lånetiden via cirkulationsparametern Lånetid i stället.
Klicka på knappen Ändra. Svara Ja på frågan om du vill fortsätta. Ändringarna sparas automatiskt.

Exempel 4:
Sök ut en mängd exemplar enligt exempel 4 ovan. För att låna om alla framsökta exemplar avmarkerar du alla och klickar på Låna om. För att låna om vissa exemplar markerar du dem ett och ett, och klickar sedan på Låna om