Tillbaka till Grunddata

 

Avdelningar

Lägga till avdelningar
Ändra uppgifter om avdelningar
Ta bort avdelningar
Hantera placeringar för avdelningar
Tips

I detta grunddatafönster presenteras de avdelningar som finns upplagda i systemet. Avdelningar är nödvändiga för att du ska kunna lokalisera exemplar.

Här kan du skapa och förändra uppgifter om de avdelningar som behövs vid ditt/dina bibliotek. En enhet, till exempel bab, måste ha minst en avdelning, och BOOK-IT kräver att organisationskoden består av fyra bokstäver, till exempel babb - huvudbibliotekets barnavdelning.

Lägga till avdelningar

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar...
3. Välj enhet
4. Klicka på Lägg till
5. Ange en kod för avdelningen. Välj en beteckning som svarar emot den hierarkiskt ordnade organisationsstrukturen i ditt system. En avdelning måste kunna knytas till en redan upplagd enhet, som i sin tur är knuten till en kontoorganisation

Tilldela den nya avdelningen en inledande bokstav som gäller för kontoorganisationen i fråga och därpå följande bokstäver för den aktuella enheten respektive den "facksal" eller motsvarande som ska skapas. Exempel:

babv: b=Almtuna folkbibliotek, ab=huvudbiblioteket, v=vuxenavdelningen
babb: b=Almtuna folkbibliotek, ab=huvudbiblioteket, b=barnavdelningen
habh: h=Högskolebiblioteket i Almtuna, ab=allmänna biblioteket, h=huvudsamlingen
stev: s=Skolbiblioteken i Almtuna, te=Tegnér-skolan, v=vuxenlitteratur
sfev: s=Skolbiblioteken i Almtuna, fe=Ferlin-skolan, v=vuxenlitteratur

6. Ange ett namn i klartext för avdelningen. Namnet visas till exempel i beståndsredovisningen i Expertsök och i Arena samt BOOK-IT PUB.
7. Ange ett kortnamn för avdelningen. Kortnamnet får bestå av högst tio tecken. Kortnamnet visas till exempel i förvärvsmodulerna.
8. Ange en eventuell beskrivning av avdelningen. Alternativt kan du skriva in ett bindestreck eller mellanslag i det aktuella fältet.
9. Ange eventuellt ett standardanslag för avdelningen. Det innebär att detta anslag automatiskt ska belastas i samband med beställningar till den aktuella avdelningen genom inköps- och periodikamodulerna. Du har dock alltid möjlighet att välja ett annat anslag vid inköpstillfället.
(Listrutan Åldersklass är endast relevant för danska installationer av systemet.)
10. Markera kryssrutan Visa externt om du vill att avdelningen ska visas i Arena eller BOOK-IT PUB.
11. Klicka på OK.
12. Avsluta därefter arbetet med den nya avdelningen genom att göra kopplingar till relevanta placeringar. Se Hantera placeringar för avdelningar.

Ändra uppgifter om avdelningar

Gör så här för att ändra uppgift om avdelning, till exempel knyta ett annat anslag som förinställt värde till en viss avdelning:

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar...
3. Välj enhet.
4. Markera den aktuella avdelningen.
5. Klicka på Ändra...
6. Gör dina ändringar.
7. Klicka på OK och klicka därefter på Spara eller OK.

Ta bort avdelningar

Gör så här för att ta bort avdelning:

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar...
3. Välj enhet.
4. Markera den aktuella avdelningen.
5. Klicka på Ta bort...
6. Klicka på Spara eller OK.

Du kan inte ta bort avdelningar som används i systemet.

Hantera placeringar för avdelningar

Till varje avdelning ska placeringar finnas kopplade, annars går det inte att lokalisera exemplar.

1. Välj Administration i huvudmenyn.
2. Välj Grunddata | Allmänt | Avdelningar...
4. Markera den aktuella avdelningen.

Grupprutan Placeringar för avdelning visar de placeringar som finns tillgängliga för avdelningen ifråga. Grupprutan Placeringar rymmer resten av de placeringar som finns i systemet.
Alla placeringar är gemensamma för alla kontoorganisationer som ingår i systemet.

5. Om du vill kunna lokalisera till en viss placering på en viss avdelning, markera placeringen i grupprutan Placeringar och klicka sedan på knappen << för att verkställa kopplingen. Du kan också dubbelklicka på placeringen.
Om du önskar bryta en koppling mellan din avdelning och en placering, markera den aktuella placeringen i grupprutan Placeringar för avdelning och klicka sedan på knappen >> för att verkställa bortkopplingen. Du kan också dubbelklicka på placeringen.
6. Du kan ange en standardplacering för dina avdelningar. Markera aktuell avdelning och aktuell placering och klicka på knappen Standard. Placeringen märks därmed med en bock under kolumnen S. Det innebär att när du lokaliserar eller beställer till denna avdelning kommer denna placering att föreslås som förinställt värde. Standardplaceringen ändras genom att markera en annan placering och klicka på knappen Standard. Du kan dock alltid välja en annan placering vid lokaliseringstillfället.
7. Klicka på Spara eller OK.
 

Tips

Ändringar i avdelningskoden resulterar i att medier blir sökbara via den nya koden först nästa dag, eftersom det sker en omindexering varje natt.

Tillbaka till Grunddata