Utlån

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

Utlån - Sök låntagare 
Träfflistan 
Utlån - Skapa låntagarkonto (för befintlig låntagare) 
Låna ut
 

 

 

 

 

Utlån - Sök låntagare

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

Vid utlån börjar du med att söka fram låntagaren i BOOK-IT.. Använd ett av följande fyra sätt att ta fram sökfönstret:

Välj Cirkulation och Utlån i huvudmenyn
Klicka på Cirkulation Utlån i verktygsraden Ikon för utlån
Använd kortkommandot Ctrl+U
    eller
Använd funktionstangenten F3

Använd funktionstangenten F6, om du ska söka fram den senaste låntagaren på nytt
           eller
Klicka Shift + F6, om du vill se alla tidigare låntagare sedan inloggning.

Rensa sökfönstret med funktionstangenten F7.

I fönstret Cirkulation - Utlån, som nu öppnats, finner du nio inmatningsfält och sju listrutor med hjälp av vilka du på olika sätt kan söka fram låntagaren.

Du har möjlighet att göra vissa kombinationssökningar genom att använda flera fält. Vilka fält du kan kombinera ser du när du börjar skriva i ett fält, då de fält som inte går att kombinera med det fält du skriver i gråmarkeras.

Om endast en låntagare uppfyller sökvillkoren öppnas fönstret Utlån - Låntagare direkt. Om flera låntagare uppfyller sökvillkoren visas istället fönstret Träfflista.

Sök låntagare

För att söka en låntagare kan du välja ett av följande sätt:

Använd det översta inmatningsfältet om du vill söka låntagaren med hjälp av lånekort. När fönstret öppnas står markören i detta fält och väntar på att lånekort ska läsas in. Lånekortsnumret kan också skrivas in manuellt, men då måste du avsluta inmatningen med Retur eller med att klicka på Sök....
Om låntagaren saknar eller har glömt sitt lånekort, eller om lånekort inte används på ert bibliotek, kan du använda någon av de övriga sökmöjligheterna.

Du kan även söka fram en låntagare med hjälp av låntagar-id. Det är ett unikt nummer som varje låntagare tilldelas automatiskt av BOOK-IT  när låntagaren skrivs in vid biblioteket. Till ett låntagar-id kan flera lånekortsnummer vara kopplade, och BOOK-IT gör ingen skillnad på vilka kort som använts vid olika lånetillfällen. Låntagar-id presenteras på olika typer av utskrifter, till exempel kvitton och krav.

Fältet Fritext kan du använda för sökning på för- eller efternamn, låntagarorganisation, födelsedatum, telefonnummer, adress samt kombinationer av dessa. Du kan skriva in flera olika sökord på denna rad, exempelvis ett förnamn och ett efternamn åtskilda av mellanslag.

Observera att du som användare kan välja att ha Fuzzy-sökning i bockad som grundinställning. Detta innebär att du får träffar som liknar det sökord du har skriivit in. Fuzzy-sökning görs i de gulade fälten FritextFörnamn och Efternamn.

Fuzzy-sökningen grundar sig på Oracles söklogik för Fuzzy logic och innebär att sökningen tar hänsyn till alternativa stavningar.

Trunkerad sökning är inte implementerad av prestandaskäl när man söker med fuzzy. Trunkeringen tas automatiskt bort. 
Fuzzy-sökning på almen ger träff också på AlménAldèr och Albén, medan sökning på weber inte räknas som en alternativ stavning på weber-nilsson. Däremot får man träff både anna-lisa och annalisa om man söker på annalisa, som exempel, eftersom att det är alternativa stavningar på samma namn. Så om du ska hitta till exempel efternamn med bindestreck (Larsson-Gårdesten) så får du inte träff med fuzzy. Bocka ur Fuzzy-rutan och sök till exempel så här: larsson* 
eller *gårdesten.

Sökning på adress i fritextfältet med fuzzy görs till exempel så här: storgatan 8. Men observera att om låntagarens adress är inskriven så här: Storg. 8 så får du inte träff med fuzzy. Bocka ur fuzzy-sökning och skriv storg* eller storg*8 (läs mer nedan).

Utan fuzzy-sökning är både höger- och vänstertrunkering tillåten i fritextfältet. För sökning på dubbla efternamn kan sökning t.ex. göras med vänstertrunkering, om namnet är Johansson Lind kan du få träff på låntagaren genom att skriva *lind. Det är också möjligt att maskera tecken i mitten, till exempel Faro*asl.
Telefonnummer skrivs in i en följd utan streck eller mellanslag mellan riktnummer och telefonnummer.
För adressökning gäller följande: gatuadress måste alltid trunkeras (till exempel storgatan*, storg*, storg*1), postnummer och ort går att söka på separat, med eller utan trunkering och postnummer ska skrivas utan mellanslag.

Sökning i fältet för personnummer görs med eller utan bindestreck, men måste skrivas in i sin fullständiga form och kan inte trunkeras. 

Sökning i fältet för födelsedatum görs i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD. Även födelsedatum måste skrivas in i fullständig form och kan inte trunkeras.

Sökning på förnamn och efternamn (gäller utan fuzzysökning, det som står om  fuzzy i fritext ovan gäller också  här): här kan du trunkera efter valfritt antal tecken. Endast högertrunkering är tillåten. Trunkeringstecknet som används i BOOK-IT är *. Alla förnamn är sökbara, inte bara tilltalsnamnet. Sökning på endast förnamn kan därför ge ett stort antal träffar.
Vid sökning på låntagare med flera efternamn i fältet Efternamn måste du känna till det första efternamnet, eller inledningen på det. (Använd hellre fritextfältet där också vänstertrunkering är tillåten.)
Exempel: Sökning på Johansson Lind hittar en låntagare med efternamnet Johansson Lind, medan sökning på endast Lind inte hittar denne låntagare. Sökning på Johansson* hittar däremot låntagaren Johansson Lind. Observera att sökning på Johansson (utan trunkering) inte heller hittar låntagaren, eftersom sökfältet indexeras i sin helhet, så kallad fältindexering. Se ovan under Fältet Fritext.

Sökning på e-postadress. Här söker du på exakt e-postadress. Alternativt kan du högerrtrunkera om du inte har tillgång till hela e-postadressen.

Sökning på telefonnummer görs antingen med hela numret, inklusive riktnummer i en följd med telefonnumret, eller med högertunkering.

Sökning på Låntagarkategori alternativt Låntagargrupp är möjlig genom att välja önskat värde i respektive listruta. Sökning via dessa två listrutor kan kombineras.

Sökning på Enhet/skola och Klass i kombination är möjlig genom att välja önskat värde i respektive listruta eller eller bara genom att söka på Enhet/skola

Sökning på låntagarorganisation (till exempel skolor, daghem eller arbetsplatser) görs genom att välja önskad organisation i listrutan. Samma gäller sökning på Extra 1 och Extra 2, som kan göras om dessa grunddata används på ditt bibliotek.

Sökfälten för födelsedatum, för- och efternamn, telefonnummer samt låntagarorganisation kan kombineras (se också stycken här ovan). De övriga fälten kan endast användas ett i taget. Om du till exempel börjar skriva in ett personnummer så kommer de övriga fälten att släckas och inte vara möjliga att använda.

När du har angett dina sökbegrepp utför du sökningen genom att trycka Retur eller klicka på Sök.... Om du vill börja om med din sökning kan du klicka på funktionstangenten F7 eller på knappen Rensa för att tömma sökfälten.

Om fönstret Sök låntagare har öppnats tidigare inom samma inloggning så visas en knapp för Senaste = funktionstangent F6. Klick på denna knapp tar dig till låntagarinformationen för den senast hanterade låntagaren. Klick med Shift + F6 visar alla tidigare framsökta låntagare inom samma inloggning. Du kan rensa tidigare låntagare med Shift + F7

Om endast en låntagare uppfyller sökvillkoren öppnas fönstret Låntagarinformation direkt. Om flera låntagare uppfyller sökvillkoren visas istället fönstret Träfflista. vid fuzzysökning visas träfflistan också vid en träff. I detta fönster markerar du aktuell låntagare och klickar på Välj. Därefter öppnas låntagarinformationen i fliken Allmänt.

Träfflistan kan anpassas så att den endast visar relevanta kolumner och att kolumnerna visas i den ordning du önskar. Läs mera under avsnittet Guide.

 

 
 

 

Träfflistan 

Får du fler än en träff när du söker låntagare visas fönstret Träfflista. Träffllistan visas när du söker låntagare och när du skapar låntagare.

I träfflistan får du uppgift om antal träffar, samt information om efternamn, förnamn, organisation, låntagarkategori, låntagargrupp, personnummer, gatuadress, postnummer och ort för varje låntagare. Längst till höger i fönstret finns spalten K där en markering (i form av en bock) visar om låntagaren tillhör din kontoorganisation.

Du har möjlighet att ändra kolumnordningen och ta bort irrelevanta kolumner genom att klicka på funktionstangenten F9. Läs mera under Guide.

Välj önskad låntagare genom att markera raden och klicka på Välj....

Om låntagaren tillhör din kontoorganisation öppnas fönstret Utlån - Låntagare. Om den valda låntagaren inte tillhör din låntagarorganisation (=saknar bock i kanten) visas istället fönstret Skapa låntagarkonto.

 

Utlån - Skapa låntagarkonto (befintlig låntagare)


När låntagaren redan finns registrerad på någon annan kontoorganisation än din egen, kan du överta de befintliga adress- och personuppgifterna. Detta måste göras för att utlån ska kunna ske. Fönstret Skapa låntagarkonto använder du för att lägga till de uppgifter som ska gälla på just din kontoorganisation.

Välj ev låntagargrupp (ej obligatoriskt). Välj önskad låntagarkategori. Skriv in ev  giltighetstid för låntagarkontot i fältet Giltigt t. o. m i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD, eller lämna fältet tomt. Om låntagaren ska få ett nytt lånekort ska du läsa in det i fältet Nytt kort. Om låntagaren istället ska använda det lånekort som redan är registrerat på den andra kontoorganisationen väljer du det i listrutan Lånekort. Om du vill kan du ange giltighetstid för kortet, i annat fall lämnar du fältet Giltigt t.o.m tomt.

Välj eventuell e-postadress och aktiv adress i de följande listrutorna, och tryck sedan OK för att öppna fönstret Utlån - Låntagare. Om du klickar på knappen OK - Låntagare kan du fortsätta att redigera låntagarposten.

Samma PIN-kod används på båda kontoorganisationerna och samma låntagarid används på båda kontoorganisationerna när låntagarinformation skapats på detta sätt.


 

Låna ut 

Instruktionsfilm (länk till Youtube, öppnas i ny flik)
För bäst skärpa bör filmen ses i högsta kvalitet (720 p) samt "Bioläge"

När du har sökt och funnit önskad låntagare kommer du till fönstret Utlån - Låntagare. I den övre delen av fönstret, grupprutan Låntagarinformation kan du se antal pågående och förfallna lån, senaste lånedatum, ev skuldbelopp, låntagarkategori, ev låntagargrupp, åldersgrupp samt låntagarid. (Om du vill att en åldersgrupp ska skrivas ut med röd text i utlånsfönstret ska du markera kryssrutan Visa varning i grunddatafönstret Åldersgrupper.) Om pinkod saknas visas detta med röd text. Om det finns ett meddelande på låntagaren ( i fliken Signaler) så visas texten Meddelande finns i rött.
I den nedre delen av fönstret, grupprutan Transaktioner, registrerar du utlånet.

Trafikljuset längst upp till vänster i fönstret kan signalera rött, gult eller grönt. Gul signal kan t ex innebära att låntagaren har ett meddelande inlagt, eller att krav har skickats ut. Röd signal kan t ex innebära att låntagaren har en skuld som överstiger ett visst belopp eller att räkning har skickats ut. Vad signalnivåerna exakt ska betyda bestäms av respektive bibliotek i cirkulationsparametrarna Signaler, avgiftsgräns för gul/röd signal, Signaler, kravsteg samt Stoppstyrning vid röd signal.

Vid gul eller röd signal kanske du före utlånet vill titta närmare på låntagarinformationen genom att klicka på Låntagare...  Då visas fönstret Låntagarinformation med fliken Signaler öppen. (Om ingen signal finns kommer du till fliken Böcker hemma.) När du har tittat på och eventuellt åtgärdat någon av signalerna återgår du till utlåningsfönstret genom att klicka OK. Det går inte att öppna  ytterligare ett utlåningsfönster genom att klicka på Utlån... , utan du måste stänga låntagarinformationen för att komma tillbaka till fönstret Utlån igen.

Varken gul eller röd signal hindrar i praktiken utlån i personaldelen, utan varje bibliotek skapar sin egen policy om när utlån ska få ske. Det är alltså helt upp till personalen att godkänna utlån eller inte. Om Cirkulationsparametern Stoppstyrning vid röd signal är aktiverad så visas en varning om att låntagaren har röd signal (i Arena och BOOK-IT PUB stoppas låntagaren).

Gör så här för att låna ut böcker:

1. Läs in exemplarets etikett i fältet Etikettnr med scanner.
eller
1. Knappa in etikettnumret manuellt.
2. Klicka på Låna eller tryck Retur.

För varje inläst exemplar får du en bekräftelse i form av en rad som visar huvuduppslag, förfallodatum och etikettnummer.

Om ett exemplar har flera etiketter spelar det ingen roll vilken av etiketterna som avläses, förutsatt att samtliga etiketter sedan tidigare är registrerade i databasen. Du kan kontrollera vilka etiketter som är kopplade till exemplaret i Katalog - Exemplarinformation och Katalog - Etikettunderhåll.

Om exemplaret redan är utlånat till en annan låntagare, sker en automatisk återlämning i bakgrunden innan utlånet genomförs. Om exemplaret redan är utlånat till samma låntagare får du istället en fråga om exemplaret ska lånas om.

Avvikande återlämningsdatum
Om du vill ange en annan lånetid på ett eller flera exemplar skriver du före utlånet in önskat värde i fältet Annan lånetid och väljer önskad tidsenhet i listrutan Tidsenhet.

Exempel:
Skriv in en siffra, t ex 8 i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Dagar för att låna ut exemplaret 8 dagar.

Skriv in en siffra, t ex 4 i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Timmar för att låna ut exemplaret 4 timmar.

Skriv in datum i formen ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅMMDD i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Datum för att låna ut exemplaret till detta datum.

Skriv in klockslag i formen TT:MM i fältet Annan lånetid och välj tidsenhet Tidpunkt för att låna ut exemplaret till detta klockslag.

Om du på detta sätt har angivit en annan lånetid kommer den att gälla samtliga exemplar som sedan lånas ut till aktuell låntagare, tills du nollställer funktionen genom att radera innehållet i fältet Annan lånetid. Fältet är gulfärgat så länge det innehåller information.

Alla alternativen i listrutan Tidsenhet följer reglerna för förfallodatum som angivits i fönstret Kalender. Detta innebär t ex att om du väljer Datum som tidsenhet och anger ett datum som inte är förfallodatum enligt kalendern så väljer systemet  första tillåtna förfallodatum som infaller efter det datum du angett.

Öppen lånetid
Det är möjligt att tillämpa öppen lånetid.  Då visas förfallodatum inom parentes i fönstret Utlån och på kvitton, samt bl.a. i låntagarainformationens Böcker hemma-flik och i Expertsök i både beståndsfliken och exemplarinformationen. Observera att såväl krav som övertidsavgifter fungerar enligt normallånetiden, så synkronisering med aktuella parametrar krävs. (Läs mer om Öppen lånetid i funktionsbeskrivningen.)

Kvittoutskrift
Låntagaren kan få ett kvitto på sina utlån, förutsatt att du inte redan har stängt fönstret. Kontrollera att kryssrutan för kvittoutskrift är markerad, och välj sedan ev kvittotyp i listrutan. På det korta kvittot finns det uppgifter om dagens datum, låntagarid., utlånade exemplar, återlämningsdatum och antal lån. Det långa kvittot ger dessutom information om böcker hemma, låntagarens reservationer och eventuell skuld.
Bibliotekets egen text på kvittona skriver du in i Meddelandetexter.

När du har registrerat de utlånade exemplaren trycker du på Avsluta, vilket startar kvittoutskriften.

Du kan skriva ut ett långt kvitto utan att ha genomfört ett utlån. Sök upp låntagaren i Utlån, välj Kvittotyp Långt kvitto och klicka på Avsluta .

Grundinställningar för automatisk kvittoutskrift och kort eller långt kvitto görs i grunddatafönstret Cirkulationsställen.

Tillfälliga exemplar
I vissa fall kan exemplaret som du försöker låna ut vara okänt av systemet. Det finns alltså inte i databasen och för att utlån ska kunna ske måste ett tillfälligt exemplar skapas. När du försöker låna ut ett sådant exemplar får du en fråga om du vill skapa en tillfällig katalogpost och ett tillfälligt exemplar.

Om exemplaret har en informationsbärande insidesetikett (BTJ-etikett), och katalogposten sedan tidigare finns i systemet, hämtas huvuduppslag från databasen och ett tillfälligt exemplar skapas automatiskt när du svarar ja på frågan.

Om exemplaret saknar informationsbärande etikett (BTJ-etikett), eller har en informationsbärande etikett men det inte finns katalogpost i basen, öppnas istället dialogrutan Skapa tillfälligt exemplar, där du själv skriver in exemplarets titel och eventuell författare. Du har också möjlighet att välja objekttyp i listrutan (för statistikens skull). Det är endast fältet för titel som är obligatoriskt, dvs måste fyllas i för att du ska kunna klicka OK.
Det är viktigt att ta bort tillfälligt skapade exemplar för t ex talboksdepositioner innan de återsänds till det långivande biblioteket. Tillfälliga exemplar kan sökas fram i Mängd exemplar.

Lånehistorik
Uppgifter om lån som gjorts av låntagare som tillhör någon av låntagarkategorierna Boken kommer och Talbokslåntagare får sparas även utan ett aktivt medgivande från låntagaren. För dessa låntagare visas ett meddelande om låntagaren lånat boken tidigare och en fråga om boken ändå ska lånas ut. Detta förutsätter att du angivit att du vill ha lånehistorik, vilket görs i Låntagarkategorier. (Du kan inte få lånehistorik på poster som är borttagna ur databasen, vilket kan gälla t ex fjärrlån och tillfälligt skapade exemplar. ) Den samlade lånehistoriken för en låntagare som tillhör någon av ovannämnda låntagarkategorier når du i fliken Böcker hemma i låntagarinformationen, genom att klicka på Visa lånehistorik.

Ej hemlån
Om du försöker låna ut en referensbok får du ett meddelande om att exemplaret inte är till utlån, och en fråga om du vill låna ut exemplaret ändå. Du styr vad som ska kunna lånas resp. inte lånas ut genom cirkulationsparametern Utlåningsstyrning. Om du kör över regeln och vill låna ut ändå, sätts lånetiden efter vad som angetts i cirkulationsparametern Lånetid.

Exemplar som tillhör en annan enhet
Du kan låna ut andra enheters exemplar, så länge de tillhör din kontoorganisation. Det är det utlånande bibliotekets regler som då följs - inte det ägande bibliotekets. Du får inget meddelande om att exemplaret tillhör en annan enhet vid utlån, däremot vid återlämning. Du kan inte låna ut exemplar som tillhör en enhet i en annan kontoorganisation.

Kopior
Knappen Kopior används för att registrera statistik över utlämnade kopior. (I grunddatafönstret Cirkulationsställen anges om knappen ska visas. ) När du klickar på Kopior öppnas fönstret Registrera kopior. Här anger du ObjektkodSpråk samt Kopietyp. (Kopietyperna hämtas från grunddatafönstret Kopietyper och defaultinställningen görs i fönstret Cirkulationsställen.) Genom att klicka på knappen OK görs en statistikregistrering, medan om du istället klickar på Stäng så stängs fönstret utan att statistikregistrering sker.